Deux questions, pas une​

La première est la juridiction : où sont physiquement les machines, et quelle loi s'y applique. C'est celle que tout le monde pose.

La seconde est la collecte : quelles données de vos membres se retrouvent dans le logiciel, et lesquelles vous auriez pu ne jamais saisir. C'est celle qui protège vraiment vos membres, parce qu'une donnée qui n'a jamais été collectée ne peut ni fuiter, ni être réclamée, ni être vue par la mauvaise personne.

L'ordre naturel est trompeur. On discute deux heures du pays du serveur, puis on saisit sans y penser le numéro de téléphone, l'adresse et une note libre sur chaque membre.

La juridiction : la loi suit le serveur, et l'entreprise​

Deux facteurs déterminent le droit qui s'applique à vos données.

Le lieu des machines. Des données stockées au Canada relèvent des règles canadiennes, y compris des procédures par lesquelles des autorités peuvent y accéder. Stockées ailleurs, elles relèvent des règles de cet autre pays, qui ne sont pas forcément pires, mais qui sont différentes et que vous ne connaissez pas.

La nationalité de l'entreprise. C'est le facteur qu'on oublie. Une entreprise peut se voir ordonner de remettre des données qu'elle contrôle, même lorsque ces données sont stockées dans un autre pays. Un hébergement local opéré par une société étrangère ne referme donc pas complètement la question. Posez les deux questions séparément : où sont les serveurs, et de quel pays relève l'entreprise qui les exploite.

Et les sous-traitants. Aucun logiciel en ligne ne fonctionne seul : il y a le paiement, l'envoi des courriels, parfois la mesure d'audience et l'infonuagique en dessous. Chacun voit passer quelque chose. Chez nous, pour être concret : les serveurs, la base de données et les images de couverture sont dans la région de Toronto, les courriels transactionnels (le rappel de retard, la réinitialisation de mot de passe) partent par Cyberimpact, au Canada, et les paiements passent par Stripe, qui est une entreprise américaine. C'est le genre de détail qu'on ne trouve nulle part sur les pages de vente, et c'est ce qu'il faut demander à chaque fournisseur, nous compris.

Pourquoi ça compte pour vous, concrètement : parce que vos organismes subventionnaires et votre conseil d'administration finiront par poser la question, souvent au pire moment : au montage d'une demande de subvention, ou après un incident ailleurs dans le secteur. Avoir la réponse écrite d'avance vaut mieux que d'aller la chercher en catastrophe.

Ce qu'on collecte d'un·e membre, et ce qu'on peut ne pas collecter​

Voici ce qu'un logiciel de bibliothèque connaît typiquement d'une personne : prénom, nom, courriel, téléphone, langue, une note libre, et la liste de ses emprunts. Ça paraît anodin, champ par champ. Mis ensemble, c'est un fichier de population : qui fréquente votre organisme, comment le joindre, et ce que chacun·e lit.

Pour chaque champ, posez deux questions :

1. Quelle décision ce champ me permet-il de prendre? Le courriel sert à envoyer un rappel de retard : il gagne sa place. Le téléphone sert à joindre quelqu'un qui ne lit pas ses courriels : il la gagne parfois. La date de naissance, l'adresse postale, le genre, le numéro de dossier d'un autre programme : le plus souvent, aucune décision de bibliothèque n'en dépend.
2. Qu'est-ce que ça donnerait à quelqu'un qui n'aurait pas dû le voir? Une adresse postale associée au nom d'une personne hébergée en maison d'hébergement n'est pas une ligne de tableau, c'est un risque.

Deux pièges fréquents. Le premier est la note libre : c'est le champ où finit par atterrir ce qui n'a rien à y faire (un état de santé, une situation familiale, un jugement sur la personne). Décidez en équipe de ce qu'on y écrit, et supposez que la personne concernée la lira un jour.

Le second est le recyclage de fichiers : importer la liste de vos membres depuis votre base de dons ou d'inscriptions parce que « c'est plus rapide ». Vous copiez alors dans la bibliothèque des champs collectés pour une autre finalité, dont personne n'aura plus jamais l'usage ici.

L'historique de prêt est une donnée sensible​

C'est le cœur du sujet, et c'est celui dont on parle le moins.

Savoir ce qu'une personne lit en dit long sur elle : un livre sur la séparation, sur le droit de l'immigration, sur la dépendance, sur la transidentité, sur le deuil, sur la violence conjugale. Dans un centre de femmes, dans un organisme de défense de droits, auprès de personnes nouvellement arrivées, cette liste n'est pas une statistique de fréquentation : c'est parfois l'information la plus dangereuse que votre organisme détient sur quelqu'un.

Quelques mesures concrètes, qui ne coûtent rien :

• Restreignez qui voit l'historique. La question n'est pas « ai-je confiance en mon équipe », c'est « combien de personnes ont un accès dont elles n'ont pas besoin ».
• Attention aux rappels de retard. Un courriel qui nomme le titre emprunté arrive dans une boîte parfois partagée, ou s'affiche en aperçu sur un téléphone posé sur la table. Un rappel qui dit « un document vous attend » plutôt que le titre, c'est une décision d'équipe qui vaut d'être prise consciemment.
• N'affichez jamais publiquement qui a emprunté quoi. Ni sur la vitrine du catalogue, ni sur une feuille au comptoir, ni dans un tableur partagé avec un lien ouvert.
• Méfiez-vous des copies. Un export en tableur envoyé à une bénévole devient un fichier que personne ne suit plus. Les fuites du secteur communautaire ne viennent presque jamais du serveur : elles viennent de la pièce jointe.
• Décidez d'une durée de conservation et écrivez-la, même en trois lignes dans un procès-verbal. Un compte agrégé (nombre de prêts, catégories les plus empruntées) suffit pour un rapport annuel, sans conserver qui a lu quoi.
• Prévoyez le départ. Quand une personne quitte l'organisme, ou demande que ses données soient effacées, sachez qui fait quoi. Chez nous, un prêt rendu reste enregistré avec sa date de retour, et il n'existe aujourd'hui aucune purge automatique de l'historique; l'ajout d'un·e membre se fait dans l'interface, mais sa modification et sa suppression n'y sont pas encore et passent par nous. Posez la même question à chaque fournisseur : que reste-t-il, et qui peut l'effacer?

Ce que vous pouvez faire, quel que soit l'outil​

Ces sept mesures s'appliquent à un tableur comme à un SIGB à 20 000 $.

1. Écrivez la liste des champs que vous collectez, et retirez-en un. Il y en a presque toujours un qui ne sert à rien.
2. Nommez une personne responsable du fichier des membres. Pas un comité : une personne, avec son remplaçant.
3. Limitez les accès aux personnes qui en ont besoin, et retirez-les quand quelqu'un part. Le compte d'une bénévole partie il y a deux ans est le trou le plus courant du secteur.
4. Traquez les copies. Un export vieux de six mois sur un ordinateur personnel est votre maillon faible, pas votre fournisseur.
5. Demandez par écrit où sont les serveurs, de quel pays relève l'entreprise, et quels sous-traitants voient passer les données.
6. Vérifiez que vous pouvez tout récupérer dans un format ouvert, sans demander la permission. Testez-le avant d'en avoir besoin.
7. Dites-le à vos membres, simplement. Trois phrases affichées au comptoir (ce que vous notez, pourquoi, combien de temps) valent mieux que dix pages que personne ne lit. C'est aussi ce qui fait qu'une personne ose emprunter le livre dont elle a besoin.

La Bibli​

La Bibli est hébergée à Toronto par défaut : les serveurs et la base de données de votre bibliothèque sont au Canada, et vos données ne sont revendues à personne. Si votre réglementation ou vos bailleurs imposent une autre juridiction, nous pouvons héberger votre collection ailleurs : écrivez-nous, ça se regarde au cas par cas. Nous ne revendiquons ni label ni sceau : nous vous disons où sont les machines, quels prestataires voient passer quoi, et ce que le logiciel garde.

Le logiciel est développé au Nouveau-Brunswick par Aynils, en français, et c'est la personne qui l'a écrit qui vous répond. Le catalogage se fait par ISBN, les prêts sont suivis avec une alerte de retard, et la vitrine publique de votre collection s'intègre à votre site. C'est 330 $ US par an ou 30 $ US par mois, le premier mois est offert, et vos données vous appartiennent.

Si vous hésitez entre plusieurs outils, la comparaison de fond est ici : Logiciel de gestion de bibliothèque pour OSBL : comment choisir.

Pourquoi la page doit vivre chez vous​

La solution facile, c'est de mettre un lien dans le menu. Elle a deux défauts, et ils coûtent cher.

Le premier : les gens partent. Une lectrice clique, arrive sur un autre site, regarde trois livres et ferme l'onglet. Elle n'a pas vu vos heures d'ouverture, votre calendrier d'activités, votre bouton de don, votre formulaire d'adhésion. Vous avez envoyé votre trafic ailleurs pour rendre un service que vous rendez vous-même.

Le second : la page n'existe pas pour les moteurs de recherche. Quand quelqu'un cherche « bibliothèque » avec le nom de votre ville ou de votre organisme, ce qui peut ressortir, c'est une page de votre site. Une page « Notre bibliothèque » avec un vrai texte et le catalogue en dessous est une porte d'entrée de plus. Un lien dans un menu n'est pas une page.

Il faut être honnête sur un point : le catalogue s'affiche dans un cadre servi par un autre domaine, et les moteurs rattachent le contenu de ce cadre à ce domaine, pas au vôtre. Ce qui vous appartient, c'est le texte que vous écrivez autour. D'où la règle de la dernière section de cet article : n'intégrez jamais un cadre tout seul sur une page vide.

Le bloc à copier​

Une ligne. Remplacez votre-collection par l'adresse de votre collection, celle que vous voyez déjà quand vous consultez votre catalogue en ligne.

<iframe src="https://app.labibli.com/collection/votre-collection" width="100%" height="900" style="border:0" loading="lazy" title="Notre collection"></iframe>

Ce que fait chaque morceau, pour que vous puissiez l'ajuster sans crainte :

• src : l'adresse de votre collection. C'est le seul élément à modifier.
• width="100%" : le cadre prend toute la largeur disponible. Ne mettez pas une largeur en pixels, c'est ce qui casse l'affichage sur téléphone.
• height="900" : la hauteur, en pixels. À ajuster, voir plus bas.
• style="border:0" : supprime le contour gris que certains navigateurs dessinent par défaut.
• loading="lazy" : le catalogue ne se charge qu'au moment où le visiteur descend jusqu'à lui. Votre page s'affiche donc aussi vite qu'avant.
• title : le nom du cadre, lu par les lecteurs d'écran. Gardez-le, et écrivez quelque chose de parlant.

Où le coller, selon votre plateforme​

Le principe est le même partout : il existe un élément destiné à recevoir du code, et il ne faut jamais coller ce bloc dans l'éditeur de texte ordinaire : l'éditeur de texte enrichi le réécrit ou l'efface.

WordPress​

Avec l'éditeur de blocs, ajoutez un bloc HTML personnalisé à l'endroit voulu, collez la ligne, enregistrez, puis regardez la page publiée : l'éditeur affiche le code, pas le résultat.

Avec l'éditeur classique, basculez sur l'onglet Texte (jamais Visuel) et collez à l'endroit voulu. Attention : si vous rebasculez sur Visuel ensuite, WordPress peut supprimer le bloc silencieusement. Enregistrez depuis l'onglet Texte.

Avec Elementor, utilisez le widget HTML. Avec Divi, le module Code.

Un détail qui fait perdre une soirée : sur les sites hébergés chez WordPress.com, les plans d'entrée de gamme filtrent le HTML inséré. Si le cadre ne s'affiche pas et que vous êtes sur ce type de plan, ce n'est pas votre code, c'est le filtre.

Wix​

Dans l'éditeur : Ajouter → Intégrer le code → Code personnalisé (ou Intégrer un site). Collez la ligne dans le champ prévu, puis redimensionnez le bloc à la souris pour lui donner sa place dans la page. Wix conditionne les intégrations à un plan payant avec domaine connecté : sur un site en version d'essai, le bloc existe mais reste vide.

Squarespace​

Ajoutez un bloc Code à l'endroit voulu, choisissez le type HTML, collez la ligne et décochez l'affichage du code source, sinon la page montre le texte du code au lieu du catalogue. Le bloc Code n'est pas disponible sur le plan personnel : il faut le plan supérieur.

Comme pour WordPress, l'éditeur ne rend pas toujours le cadre pendant l'édition. Publiez et regardez la vraie page.

Carrd​

Ajoutez un élément Embed, choisissez le type Code, collez la ligne. L'élément Embed demande la version Pro. Réglez la marge et la largeur de la section comme pour n'importe quel autre élément.

Régler la hauteur et vérifier sur téléphone​

La hauteur ne s'ajuste pas toute seule. Un cadre qui affiche un autre domaine ne peut pas dire au site qui l'accueille quelle taille il fait : c'est une règle de sécurité des navigateurs, pas une limite du catalogue. C'est donc vous qui fixez la valeur.

Trois repères :

• 700 si la page contient déjà beaucoup de contenu et que le catalogue est un complément;
• 900 pour une page dédiée à la bibliothèque. C'est la valeur du bloc ci-dessus, et le meilleur compromis;
• 1200 si votre collection est grande et que vous voulez qu'on en voie beaucoup d'un coup.

Ensuite, testez sur un vrai téléphone, sur la page publiée et pas dans l'aperçu de l'éditeur. C'est le seul test qui vaut, et il prend trente secondes. Vérifiez trois choses : le cadre occupe toute la largeur, on peut faire défiler la page sans rester coincé à l'intérieur du cadre, et le texte des fiches est lisible sans zoomer.

Ce qu'il faut écrire autour du catalogue​

Un cadre seul sur une page blanche ne sert ni les moteurs de recherche, ni les gens. Ajoutez au minimum, au-dessus du catalogue :

• une phrase qui dit ce que c'est : « Notre bibliothèque réunit des ouvrages sur la santé des femmes, la parentalité et le droit du travail, consultables sur place et empruntables par les membres. »;
• qui peut emprunter, et comment on devient membre;
• combien de livres à la fois, et pour combien de temps;
• où et quand : l'adresse, l'étage, les heures pendant lesquelles quelqu'un est là;
• à qui écrire pour réserver un titre ou proposer un don : un prénom et une adresse, pas une boîte anonyme.

Ces cinq points font trois paragraphes, répondent à toutes les questions que vos lecteurices vous posent au téléphone, et sont le contenu que les moteurs associeront à votre organisme. Le catalogue, lui, répond à la sixième question : l'avez-vous?

Donnez enfin à la page une adresse lisible (/bibliotheque plutôt que /page-4) et mettez-la dans votre menu principal, pas dans le pied de page.

Quand l'intégration ne fonctionne pas​

Dans l'ordre des causes réelles :

1. L'aperçu de l'éditeur n'affiche pas les cadres. C'est le cas le plus fréquent, et ce n'est pas une panne. Publiez, ouvrez la vraie page.
2. Le bloc a été collé dans un champ de texte enrichi. Le code apparaît alors en toutes lettres sur la page. Coupez-le, mettez un vrai bloc de code, recollez.
3. Votre plan ne permet pas l'insertion de code. Voir plus haut selon la plateforme.
4. Une extension de sécurité ou de cache filtre les cadres. Testez en désactivant temporairement, ou demandez à la personne qui gère le site.
5. L'adresse de la collection est mal recopiée. Ouvrez src dans un onglet : si la page ne s'ouvre pas seule, elle ne s'affichera pas dans un cadre non plus.

Si rien n'y fait, la solution de repli est acceptable : une page « Notre bibliothèque » avec vos trois paragraphes et un gros bouton vers l'adresse publique de votre collection.

<a class="bouton" href="https://app.labibli.com/collection/votre-collection">Consulter notre catalogue</a>

C'est moins bien qu'un catalogue intégré, et infiniment mieux qu'une page qui ne dit pas que la bibliothèque existe.

La Bibli​

La Bibli est un logiciel de bibliothèque conçu au Nouveau-Brunswick, chez Aynils, pour les organismes à but non lucratif francophones. Chaque collection a son adresse publique, faite pour être intégrée au site de l'organisme avec le bloc ci-dessus : vos membres cherchent un titre, voient s'il est disponible ou emprunté, et restent chez vous.

Le reste suit : catalogage par ISBN, prêts avec alerte de retard, durée par défaut de 31 jours. 330 $ US par an ou 30 $ US par mois, le premier mois est gratuit, et la reprise de votre collection existante est comprise jusqu'à 3 000 titres : envoyez-nous votre export de tableur, nous le reprenons. Vos données sont hébergées à Toronto.

Pour la suite, deux lectures : cataloguer un livre par son ISBN et relancer un retard sans se fâcher.

Ce que PMB et Koha font très bien​

Commençons par le mérite, parce qu'il est réel et qu'on le passe trop vite.

PMB et Koha sont des SIGB : des systèmes intégrés de gestion de bibliothèque. Ils font le métier au complet :

• catalogage normalisé en UNIMARC ou MARC21, avec les zones et les sous-zones que les bibliothécaires attendent;
• fichiers d'autorités : un même auteurice, un même éditeur, une même collection existent une seule fois et se corrigent en un seul endroit;
• récupération de notices chez d'autres établissements par Z39.50 ou SRU, ce qui évite de ressaisir ce que quelqu'un a déjà catalogué proprement;
• circulation avec des règles fines : durées différentes par type de document ou de public, réservations, prolongations, quotas;
• périodiques, bulletinage, exemplaires, statistiques détaillées, paramétrage de presque tout.

Et ils sont libres, au sens fort : le code est ouvert, vous pouvez l'installer où vous voulez, le modifier, le faire reprendre par un autre prestataire. Personne ne peut vous couper l'accès à votre propre catalogue. Pour une institution qui pense en décennies, c'est un argument qu'aucun logiciel en ligne ne peut égaler.

Si vous lisez cette liste en vous disant que vous en utiliseriez trois lignes sur douze, gardez cette impression : elle est le début de la réponse.

Le prix de la licence n'est pas le coût du logiciel​

La licence est à 0 $. Voici ce qui ne l'est pas.

Un serveur. PMB tourne en PHP avec MySQL ou MariaDB, Koha en Perl : il leur faut une machine allumée en permanence, joignable depuis l'extérieur si vos membres doivent consulter le catalogue. Un petit serveur virtuel se loue entre 10 et 30 $ par mois selon la taille et le lieu. Ce n'est pas la ligne qui fait mal.

Un nom de domaine et un certificat, à renouveler. Un certificat expiré rend le catalogue inaccessible avec un message d'alerte rouge, et ça arrive toujours pendant les vacances.

Les mises à jour. Deux étages : celles du logiciel, et celles du système en dessous (le système d'exploitation, PHP ou Perl, la base de données). Le second étage est celui qu'on oublie, et c'est le plus risqué : un serveur qui n'est plus mis à jour est une porte ouverte, et une version de PHP en fin de vie finit par empêcher la montée de version du logiciel lui-même.

Les sauvegardes. Pas « une sauvegarde configurée » : une sauvegarde restaurée pour de vrai, au moins une fois. Une sauvegarde qu'on n'a jamais restaurée n'est pas une sauvegarde, c'est une croyance. Comptez aussi qu'elle doit vivre ailleurs que sur le serveur qu'elle protège.

Les montées de version majeures. Tous les deux ou trois ans, elles demandent une lecture des notes de version, un essai sur une copie, et parfois de refaire un paramétrage. Ce n'est pas difficile pour qui sait faire. C'est infaisable pour qui ne sait pas.

Et surtout : quelqu'un. C'est la ligne qui décide. Pas quelqu'un de débrouillard qui installe l'outil un samedi, mais quelqu'un de disponible dans trois ans, qui répond quand le catalogue est en panne la veille d'une activité, et qui aura documenté assez pour que la suivante puisse reprendre.

Mis bout à bout, un PMB bien tenu coûte quelques centaines de dollars d'infrastructure par an et quelques dizaines d'heures de travail qualifié. Si ces heures existent déjà dans votre organisme, le calcul est imbattable. Si elles n'existent pas, vous ne payez pas moins : vous payez plus tard, en catalogue perdu.

Un cas réel : installé, cassé, abandonné​

Une Alliance française canadienne a déjà eu un PMB. Il a été installé, alimenté, utilisé. Puis il a cessé de fonctionner, et personne sur place n'était en mesure de le remettre en marche. Il n'a jamais été relancé : aujourd'hui, la bibliothèque n'a plus de logiciel du tout.

Ce n'est pas une histoire de mauvais logiciel. C'est une histoire de continuité. Le PMB n'a pas échoué parce qu'il était mauvais, il s'est arrêté parce que la personne capable de le maintenir n'était plus là. Le résultat, pour l'équipe, est le même que si le logiciel avait été mauvais : le catalogue est retourné dans un tableur, ou nulle part.

Retenez le scénario, parce qu'il est plus fréquent que les réussites dont on parle : ce n'est pas l'installation qui échoue, c'est la deuxième année.

À qui c'est destiné, et à qui ça ne l'est pas​

Allez vers PMB ou Koha si vous avez au moins deux des trois :

1. Une personne technique pérenne : un poste, pas une bonne volonté. Un service informatique mutualisé, une personne salariée qui administre déjà d'autres services, ou un prestataire d'infogérance sous contrat.
2. Un vrai besoin de catalogue normalisé : vous échangez des notices avec d'autres établissements, vous tenez des autorités, vous produisez des statistiques réglementaires, votre catalogue doit survivre à votre organisme.
3. Des besoins de gestion avancés : plusieurs sites, des règles de prêt différentes par public, des périodiques, des réservations, des amendes.

N'y allez pas si :

• personne dans l'organisme ne sait ce qu'est une sauvegarde de base de données, et personne ne saura dans un an;
• le projet repose sur un·e seul·e bénévole enthousiaste : c'est exactement le cas décrit plus haut;
• votre besoin réel tient en trois lignes : savoir ce que vous avez, savoir qui l'a emprunté, et permettre à vos membres de chercher un titre depuis chez eux.

Si vous hésitez encore entre les grandes familles d'outils (tableur, libre auto-hébergé, logiciel en ligne), la comparaison complète est ici : Logiciel de gestion de bibliothèque pour OSBL : comment choisir.

Il existe une voie intermédiaire, et elle est souvent la bonne : faire héberger PMB ou Koha par un prestataire. Vous gardez un logiciel libre, quelqu'un d'autre tient le serveur. Le coût annuel ressemble alors à celui d'un abonnement, ce qui est normal : vous payez la même chose, du temps humain. Demandez précisément ce qui est couvert (montées de version majeures, restauration de sauvegarde, délai d'intervention), parce que c'est là que les offres diffèrent.

Si vous partez de PMB : votre catalogue vous appartient​

Le travail de catalogage est la seule chose vraiment coûteuse de toute cette affaire. Des centaines d'heures de saisie, souvent bénévoles. C'est ce qu'il faut protéger, et la bonne nouvelle est qu'il est portable : PMB exporte ses notices, en UNIMARC et en fichiers tabulaires. Ce fichier est à vous.

Chez nous, nous reprenons votre export PMB avec vous. C'est un service assisté, pas une conversion automatique, et la nuance est importante : nous regardons le fichier, nous vous disons ce qu'il contient réellement (les ISBN présents et absents, les doublons, les graphies d'éditeur), puis nous faisons la reprise et nous la vérifions avec vous. Les catalogues réels sont trop irréguliers pour qu'un convertisseur générique fasse un travail honnête, et un catalogue à moitié repris est pire qu'un catalogue à reprendre.

Faites-vous la même promesse avec n'importe quel outil : avant de vous engager, demandez à voir un export complet, et gardez-en une copie chez vous.

La Bibli​

La Bibli ne cherche pas à remplacer PMB ou Koha sur leur terrain : nous ne faisons ni UNIMARC, ni autorités, ni bulletinage, et nous ne le prétendons pas. Nous faisons les trois lignes que la plupart des organismes utilisent réellement (savoir ce qu'on a, savoir qui l'a emprunté et être prévenu·e des retards, et laisser les membres chercher un titre depuis chez eux), sans serveur à administrer.

C'est 330 $ US par an ou 30 $ US par mois, avec le premier mois d'essai sans frais, un hébergement à Toronto par défaut, le catalogage par ISBN, une vitrine publique intégrable dans votre site, et la reprise de votre collection existante comprise jusqu'à 3 000 titres. La Bibli est développée au Nouveau-Brunswick par Aynils, en français, et c'est la personne qui a écrit le logiciel qui vous répond.

Si vous avez la personne technique, gardez PMB : c'est un très bon logiciel et il ne vous coûtera pas d'abonnement. Si vous ne l'avez pas (ou si vous ne l'avez plus), écrivez-nous avec votre export.

Ce que Libib fait bien​

Commençons par là, parce que le reste ne vaut rien si l'on triche sur ce point. Libib est un bon produit. Il fait exactement ce pour quoi il a été conçu, et il le fait proprement.

On y catalogue en scannant les codes-barres avec l'application mobile, ce qui est le geste qui fait gagner le plus de temps dans un inventaire. On peut publier ses collections sur une page consultable. La formule Pro ajoute la gestion du prêt aux membres, qui est ce dont un organisme a besoin : la formule personnelle, sans frais, ne prête pas. L'interface est sobre et se prend en main sans formation.

Si vous êtes une personne qui catalogue sa bibliothèque personnelle, ou un organisme anglophone, la question ne se pose pas vraiment : prenez Libib. Nous ne serions pas honnêtes en vous vendant autre chose.

Ce texte a été écrit le 31 août 2026, à partir de ce que Libib annonce publiquement. Les prix et les fonctionnalités bougent des deux côtés : vérifiez sur leur site avant de décider.

Le prix : nous perdons, et de beaucoup​

Libib Pro coûte 99 $ US par année. La Bibli coûte 330 $ US par année, ou 30 $ US par mois.

Nous sommes plus de trois fois plus chers. C'est 231 $ US de plus par année, une vingtaine de dollars par mois. Pour un organisme communautaire dont le budget de fonctionnement se compte en milliers de dollars et se défend ligne par ligne devant un conseil d'administration, cette différence est réelle et elle n'a rien de théorique.

Nous ne connaissons aucune façon élégante de contourner ce fait, alors nous l'écrivons en premier. Si votre décision se prend sur le prix, elle est déjà prise, et vous pouvez arrêter votre lecture ici sans rien perdre.

Ce que la différence paie, chez nous : le développement d'un produit destiné à un marché beaucoup plus petit (les organismes francophones du Canada) et le fait que quelqu'un réponde en français quand vous écrivez. Un produit vendu 99 $ US à des dizaines de milliers de personnes ne peut pas offrir la même chose qu'un produit vendu 330 $ US à quelques dizaines d'organismes. Ce sont deux modèles différents, pas un bon et un mauvais.

Le français : l'interface, le soutien, et le vocabulaire​

C'est notre premier vrai gain, et c'est celui que les organismes sous-estiment avant de l'avoir vécu.

Libib est anglophone. L'interface est en anglais, la documentation est en anglais, et le soutien répond en anglais. Rien n'empêche d'y cataloguer des livres français : un titre est un titre. Mais la personne qui tiendra la bibliothèque n'est pas forcément vous. Dans un centre de femmes ou un centre communautaire, c'est souvent une bénévole retraitée, ou une personne en insertion, ou une stagiaire. Un menu en anglais est un obstacle réel pour elle, et cet obstacle se paie en questions qui remontent jusqu'à la coordination, semaine après semaine.

Le vocabulaire compte tout autant. Nous parlons de collection, de membres, de prêts et de retards, dans les mots qu'emploient les organismes d'ici. Une traduction automatique de « patron » donne « mécène » ou « patron d'entreprise », jamais « membre emprunteuse ». Ce genre de faux ami use la confiance dans l'outil plus vite qu'un vrai défaut.

Enfin, les métadonnées elles-mêmes. Quand vous entrez un ISBN, nous interrogeons plusieurs catalogues, dont des catalogues francophones. Un essai québécois publié à petit tirage se décrit mieux dans un catalogue francophone que dans une base pensée d'abord pour l'édition anglophone.

Où vivent vos données​

Libib est une entreprise américaine et ses services sont hébergés aux États-Unis. Chez nous, vos données sont hébergées à Toronto, au Canada, par défaut, et nous pouvons héberger ailleurs au cas par cas si votre organisme a une contrainte particulière.

Pour beaucoup d'organismes, ce point est indifférent : un catalogue de livres n'est pas un dossier médical. Mais votre base ne contient pas que des livres. Elle contient la liste de vos membres, avec leurs coordonnées, et l'historique de ce que chaque personne a emprunté. Dans un centre de femmes, savoir qui a emprunté quoi n'est pas une donnée anodine.

Il arrive aussi qu'une entente de financement, municipale ou provinciale, demande que les renseignements personnels des personnes desservies restent au pays. Si c'est votre cas, la question est réglée d'avance et le prix ne la rouvrira pas.

Nous n'avons aucune attestation à faire valoir là-dessus, et nous ne prétendons pas en avoir. Ce que nous pouvons dire est simple et vérifiable : les serveurs sont à Toronto, l'entreprise est au Nouveau-Brunswick, et vous pouvez exporter vos données quand vous voulez.

La vitrine, la reprise, et quelqu'un au bout du fil​

Trois différences pratiques, dans l'ordre où elles se font sentir.

La vitrine. Votre collection dispose d'une page publique que vous partagez par un lien, et qui s'intègre aussi dans le site de votre organisme avec un bloc de code à coller. Vos membres consultent la collection sans compte, depuis leur téléphone, sur votre site plutôt que sur un site étranger. Le bloc ressemble à ceci :

<iframe src="https://app.labibli.com/collection/votre-slug" width="100%" height="900" style="border:0" loading="lazy" title="Notre collection"></iframe>

Si ce point compte pour vous, vérifiez-le des deux côtés. Une page hébergée chez le logiciel et une page qui vit dans votre site ne racontent pas la même chose à vos membres.

La reprise de votre collection. Que vous veniez d'un tableur ou d'un export Libib, nous reprenons votre export, jusqu'à 3 000 titres, et c'est compris dans l'abonnement. Ce n'est pas un bouton dans une interface : c'est un travail que nous faisons avec vous, avec un chiffre annoncé d'avance sur ce qui reviendra complet et ce qui restera à finir à la main.

Quelqu'un qui répond. Vous écrivez, une personne répond, en français, et cette personne peut modifier le produit. C'est le seul avantage réel d'un petit éditeur sur un grand, et il disparaîtrait si nous grossissions. Aujourd'hui, il tient.

La Bibli​

Voici comment nous trancherions à votre place, et vous verrez que ça ne mène pas toujours chez nous.

Si votre budget est le facteur décisif, ou si votre équipe travaille sans mal en anglais, prenez Libib. À 99 $ US par année, c'est une très bonne affaire, et nous ne trouvons rien d'honnête à répondre à cela.

Si vos bénévoles ont besoin d'un outil en français, si vos membres doivent pouvoir consulter la collection depuis le site de l'organisme, ou si les renseignements de vos membres doivent rester au Canada, alors La Bibli est faite pour vous, et l'écart de prix se justifie par ces trois raisons, pas par une liste de fonctionnalités plus longue.

330 $ US par année ou 30 $ US par mois, premier mois gratuit, catalogue sans limite de taille, hébergement à Toronto par défaut, reprise de votre collection existante comprise jusqu'à 3 000 titres. Développé au Nouveau-Brunswick par Aynils. Si vous hésitez encore, envoyez-nous votre export Libib ou votre tableur : nous vous dirons ce qu'il donnerait chez nous, avec les nombres, avant que vous engagiez quoi que ce soit.

La meilleure relance est celle qu'on n'envoie pas​

Presque tous les retards viennent d'un oubli, pas d'une mauvaise volonté. Personne ne se lève en se disant qu'il va garder un livre. Quatre habitudes suppriment la plus grande part de ces oublis.

La date de retour repart avec le livre. Un signet glissé dans l'ouvrage avec la date écrite au crayon, ou un courriel de confirmation au moment du prêt. Une date annoncée à l'oral au comptoir est une date oubliée en sortant.

Un rappel trois jours avant l'échéance. C'est le message le plus rentable de toute la chaîne : il ne demande rien, il ne reproche rien, et il fait revenir les livres avant même qu'il y ait retard.

Un seul endroit de retour, clairement indiqué. Un bac à l'accueil, toujours au même endroit. Les livres rendus « à quelqu'un » sont ceux qui restent introuvables trois semaines.

Un courriel exact à l'inscription. Prenez trente secondes pour relire l'adresse avec la personne au moment où elle s'inscrit, et faites-le faire par les bénévoles de l'accueil dès le premier jour. Une relance envoyée à une adresse fautive n'est pas une relance, c'est un silence que vous prenez pour un refus.

Quelle durée de prêt est raisonnable​

La règle est simple : la durée doit correspondre au temps qu'il faut réellement pour lire ce type d'ouvrage, pas à ce qui arrange le registre.

Deux compléments qui changent tout. Autorisez un renouvellement si personne n'attend le livre : la moitié des retards sont des gens qui n'ont pas fini et qui n'osent pas demander. Et plafonnez le nombre d'emprunts simultanés à deux ou trois : c'est la seule limite qui protège la collection sans jamais mettre personne mal à l'aise.

J+7 : le rappel neutre​

Objectif : rappeler, sans supposer quoi que ce soit. Court, une seule action demandée, et une porte de sortie si le livre a déjà été rapporté.

Objet : Un livre vous attend chez nous — retour à faire

Bonjour [Prénom],

Petit rappel amical : « [Titre] » était à rapporter le [date]. Ça arrive à tout le
monde de laisser un livre traîner sur une table de salon.

Vous pouvez le déposer dans le bac à l'accueil pendant nos heures d'ouverture, du
lundi au jeudi de 9 h à 16 h. Si vous voulez le garder plus longtemps, répondez-moi
simplement, on prolonge sans problème.

Et si vous l'avez déjà rapporté, dites-le-moi : l'erreur sera de notre côté et je
corrigerai le registre.

Merci et à bientôt,
[Prénom], [organisme]

Ce qui compte dans ce modèle : le mot « rappel » plutôt que « retard », l'offre de prolonger avant même qu'on la demande, et la phrase sur l'erreur possible de votre côté. Elle est vraie, et elle retire toute la charge du message.

J+30 : la relance nommée​

Un mois après l'échéance, on ne fait plus semblant que c'est un oubli. On nomme la situation, on donne une date, et on propose des issues. Le ton reste chaleureux, mais le message demande une réponse, même négative.

Objet : Livre emprunté en avril — on trouve une solution?

Bonjour [Prénom],

Je reviens vers vous au sujet de « [Titre] », emprunté le [date] et attendu depuis
un mois. Deux personnes l'ont demandé depuis, c'est pour ça que j'insiste un peu.

Trois possibilités, toutes correctes :

1. Vous le rapportez d'ici le [date dans deux semaines].
2. Vous en avez encore besoin : je le prolonge, dites-moi jusqu'à quand.
3. Vous ne le retrouvez pas : écrivez-le-moi, on verra ensemble, il n'y a pas de
   pénalité.

Ce qui m'aide le plus, c'est simplement une réponse, même en une ligne. Sans nouvelle
de votre part, je vous récrirai dans un mois et je retirerai ensuite le livre de notre
liste.

Merci beaucoup,
[Prénom], [organisme]

Trois choses rendent ce message efficace. La raison est concrète : quelqu'un attend le livre, ce n'est pas une question de règlement. Les options sont numérotées : on répond à un choix plus facilement qu'à un reproche. Et la suite est annoncée : la personne sait ce qui arrivera, donc le prochain message ne sera pas une surprise désagréable.

Le livre qu'on ne reverra pas​

Déménagement, séparation, hospitalisation, boîte de carton jamais rouverte. À un moment, le livre est parti pour de bon. Le message qui règle ça tient en cinq lignes, et il doit dire clairement qu'il n'y a pas de dette.

Objet : Le livre est perdu, et ce n'est pas grave

Bonjour [Prénom],

Je crois qu'on peut convenir que « [Titre] » ne reviendra pas. Ça arrive dans toutes
les bibliothèques, y compris les grandes.

Je le passe donc en « perdu » et je ferme votre emprunt : vous ne nous devez rien et
vous pouvez continuer à emprunter comme avant. Si vous croisez le titre d'occasion et
que ça vous fait plaisir de nous en rapporter un exemplaire, il sera bienvenu, mais
ce n'est pas attendu.

Au plaisir de vous revoir jeudi,
[Prénom], [organisme]

Ne facturez jamais un livre d'office. Le prix neuf d'un ouvrage réclamé par courriel à une personne qui fréquente un centre communautaire, c'est une personne qui ne revient plus, et vous aurez perdu bien plus qu'un livre. Si quelqu'un propose spontanément de contribuer, acceptez avec plaisir. La proposition doit venir de la personne.

Quand arrêter, et ce qu'on ne fait pas​

La règle des trois messages et des trois mois. Rappel à sept jours, relance à trente jours, message de clôture à quatre-vingt-dix jours. Ensuite, le livre passe en perdu et le prêt se ferme. Ce n'est pas un abandon, c'est de l'hygiène : une liste de retards qui ne se vide jamais devient une liste que plus personne ne regarde, et c'est tout le suivi des prêts qui tombe avec elle.

Ce qu'on ne fait jamais :

• relancer en public : pas de liste affichée à l'accueil, pas de publication sur la page de l'organisme, pas de nom prononcé devant un groupe;
• faire passer le message par un tiers, une amie, une intervenante;
• envoyer un message qui a l'air écrit par une machine et signé par personne. Un prénom en bas change tout : la personne relancée doit savoir qui lui écrit;
• menacer de retirer l'accès aux services de l'organisme. Le prêt de livres n'est pas un levier;
• réclamer le prix neuf d'un ouvrage acheté d'occasion ou reçu en don.

Et le cas qui prime sur tout le reste. Il arrive qu'une relance touche une personne en pleine crise : un déménagement d'urgence, une séparation, une perte de logement. Si vous l'apprenez, la relance s'arrête là. Vous fermez le prêt, vous passez le relais à l'équipe d'intervention, et le livre ne fait plus partie de la conversation. Un centre de femmes ou un centre communautaire n'a jamais perdu un livre : il a gardé une membre.

La Bibli​

Ces messages, il faut savoir à qui les envoyer. C'est ce que fait La Bibli : un prêt enregistré en deux clics, une durée par défaut de 31 jours, une alerte quand la date est dépassée, et l'historique de chaque livre et de chaque membre. Vous ouvrez la liste des retards le mardi matin, vous envoyez deux messages, c'est fini.

Le logiciel est développé au Nouveau-Brunswick, chez Aynils, pour les organismes à but non lucratif francophones. 330 $ US par an ou 30 $ US par mois, le premier mois est gratuit, et la reprise de votre collection est comprise jusqu'à 3 000 titres : si votre bibliothèque vit dans un tableur, envoyez-nous votre export, nous le reprenons. Vos données sont hébergées à Toronto.

Vous n'avez pas encore de bibliothèque? Commencez par la liste de départ pour en ouvrir une dans votre organisme.

La ligne de partage n'est pas la taille de votre collection​

Regardez les petites bibliothèques associatives qui tournent aujourd'hui sur un vrai logiciel : elles ont toutes un point commun, et ce n'est pas d'être grandes. C'est d'avoir quelqu'un pour administrer un serveur. Regardez maintenant celles qui n'ont rien du tout : elles ne sont pas plus petites, elles n'ont simplement personne.

Le marché se coupe en deux par la capacité d'administration, pas par la taille de la collection. Une bibliothèque de 800 titres dans un organisme qui compte un·e informaticien·ne salarié·e a plus d'options qu'une bibliothèque de 6 000 titres tenue par trois bénévoles. C'est contre-intuitif, et c'est pourtant ce qui décide.

Avoir cette capacité, ce n'est pas « avoir quelqu'un de débrouillard en informatique ». C'est avoir quelqu'un qui, dans trois ans :

• maintiendra un serveur à jour, système et base de données compris;
• vérifiera les sauvegardes, et en aura restauré une pour de vrai, au moins une fois;
• fera la montée de version majeure quand elle tombera, avec ce qu'elle casse;
• sera joignable le vendredi à 16 h quand le catalogue ne répond plus, la veille d'une activité.

Le point qui fait tomber la plupart des organismes n'est pas le premier, c'est le dernier. Un·e bénévole installe l'outil, tout fonctionne, iel part deux ans plus tard, et personne ne sait plus où le serveur est hébergé ni qui paie la facture. Posez-vous la question dans ces termes : si la personne qui installe l'outil quittait l'organisme demain, quelqu'un pourrait-il reprendre? Si la réponse est non, vous n'êtes pas du côté du libre auto-hébergé, et ce n'est ni un manque d'ambition ni un manque de moyens.

Le tableur, et le moment exact où il lâche​

Commençons par ce que personne ne dit : un tableur est un catalogue parfaitement légitime. Il ne coûte rien, tout le monde sait l'ouvrir, il se trie, se filtre, s'imprime et s'exporte. Beaucoup d'organismes y tiennent leur collection pendant des années sans que ce soit une erreur.

Il lâche sur quatre points, toujours les mêmes :

1. Le prêt. Deux colonnes « sorti le » et « rendu le » fonctionnent tant que vous n'oubliez rien. Aucun tableur ne vous prévient qu'un livre est en retard depuis cinq semaines, et c'est ainsi qu'une collection se vide sans que personne s'en aperçoive.
2. Le partage. À plusieurs, un tableur devient une négociation : qui a la dernière version, qui a écrasé la ligne de l'autre, quel fichier fait foi.
3. La consultation par les membres. C'est le point de rupture réel. Tant que vous êtes seul·e à ouvrir le fichier, il suffit. Le jour où vos membres veulent savoir de chez eux si le titre est disponible, il n'y a plus rien à faire avec un tableur.
4. La qualité des données. Sans champ contraint, un même éditeur s'écrit de six façons, les ISBN se transforment en nombres et perdent leur premier zéro, et les doublons s'installent. On ne récupère ça qu'à la main, plus tard, en y passant des heures.

Règle simple : le tableur tient tant que vous êtes la seule personne à le lire.

Les logiciels libres à installer : PMB et Koha​

PMB et Koha sont de vrais SIGB, libres, matures, utilisés par de grandes institutions. PMB est français, en PHP et MySQL, développé depuis 2003. Koha est le standard international du libre, en Perl, sous licence GPL. Ils font des choses qu'aucun outil léger ne fait : catalogage normalisé en UNIMARC ou MARC21, fichiers d'autorités, récupération de notices par Z39.50, gestion des périodiques, règles de circulation fines, statistiques détaillées.

Ce sont d'excellents logiciels et il faut le dire clairement, parce que le raccourci « libre = bricolage » est faux et malhonnête.

Ce qu'ils demandent, en revanche, est réel : un serveur, un nom de domaine et un certificat, les mises à jour, des sauvegardes testées, et une personne. La licence est gratuite; l'exploitation ne l'est pas, et c'est là que se joue la décision. Nous avons détaillé ce que ça représente concrètement dans un article séparé : PMB ou Koha pour une petite bibliothèque : ce que ça demande vraiment.

Retenez la règle de partage : si votre organisme a une personne technique pérenne, PMB et Koha sont probablement votre meilleur choix, et ils ne vous coûteront pas d'abonnement. Sinon, ils vous coûteront un jour beaucoup plus qu'un abonnement.

Les logiciels en ligne : ce que vous louez, ce que vous cédez​

Un logiciel en ligne (un SaaS) inverse le calcul. Vous ne payez pas des fonctionnalités, vous louez l'administration : le serveur, les mises à jour, les sauvegardes et la personne d'astreinte sont dans le prix. C'est le seul modèle qui répond à « nous n'avons personne pour ça ».

Ce que vous cédez en échange mérite d'être nommé : vous ne décidez plus où sont les serveurs ni quand le logiciel évolue, et vous dépendez de la survie d'un fournisseur. Ces trois risques se réduisent, ils ne s'annulent pas.

Les outils légers​

Libib est le point de comparaison honnête sur ce segment : catalogage par ISBN, prêt, catalogue public, une version d'entrée sans frais jusqu'à 5 000 titres et une offre Pro à 99 $ US par an. C'est un bon produit. Ses limites, pour un organisme francophone canadien, sont ailleurs que dans les fonctionnalités : l'interface et le soutien sont en anglais, et les données sont hébergées aux États-Unis.

La Bibli occupe le même segment en français, avec un hébergement à Toronto par défaut. C'est notre produit, vous lirez ce qu'il faut en tenir compte plus bas.

Les systèmes conçus pour les bibliothèques publiques​

Decalog et les solutions du même type sont propriétaires, hébergées chez l'éditeur, et équipent des réseaux de lecture publique : plusieurs sites, cartes d'abonnés, amendes, prêt entre bibliothèques, intégration au portail de la municipalité. Ce sont de bons systèmes pour ce qu'ils font.

Le problème, pour un organisme de trois personnes, n'est pas le nombre de fonctions en trop. C'est le processus : prix sur devis, déploiement en plusieurs mois, paramétrage, formation. Vous achetez un projet, pas un abonnement. Si vous n'avez ni le budget ni les mois, la question est réglée avant même la démonstration.

Les questions à se poser avant de choisir​

Prenez ces questions dans l'ordre. Les trois premières éliminent la moitié des options en dix minutes.

1. Avons-nous quelqu'un pour administrer un serveur, et cette personne sera-t-elle encore là dans trois ans? C'est la question qui décide de la famille d'outils.
2. Qui doit consulter le catalogue? Vous seul·e, l'équipe, ou vos membres depuis chez eux? Un catalogue public consultable change complètement la liste des candidats.
3. Quel est notre budget annuel réel, coût de la personne compris? Comparer une licence gratuite à un abonnement sans compter le temps humain, c'est comparer deux choses différentes.
4. Comment récupérons-nous nos données si nous partons? Exigez la réponse par écrit, et demandez à voir un fichier d'export avant de vous engager. « Nous fournissons un export sur demande » n'est pas la même promesse que « le bouton est dans l'interface ».
5. Où sont physiquement les serveurs, et quelle loi s'y applique? C'est le sujet d'un autre article : Où sont hébergées les données de votre bibliothèque.
6. Quelles données de nos membres l'outil nous oblige-t-il à saisir? Un logiciel qui rend le téléphone obligatoire vous fait collecter une donnée dont vous n'avez peut-être pas besoin.
7. Dans quelle langue nous répondra-t-on, et en combien de temps? Pour une équipe qui n'a pas de service informatique, c'est souvent ce qui fait la différence entre un outil adopté et un outil abandonné.
8. Que se passe-t-il quand la personne responsable part en congé, ou quitte l'organisme? Écrivez la réponse. Si vous ne pouvez pas l'écrire, vous avez trouvé votre plus gros risque, et ce n'est pas le logiciel.

Une dernière chose : reprendre une collection déjà cataloguée est le vrai obstacle d'une migration, pas l'apprentissage de l'interface. Demandez à chaque fournisseur ce qu'il fait de votre fichier existant : qui le prépare, qui le charge, et ce que ça coûte.

La Bibli​

Nous avons construit La Bibli pour un cas précis : un organisme francophone qui prête quelques centaines à quelques milliers de livres à ses membres, et qui n'a personne pour administrer un serveur. Le catalogage se fait par ISBN, les prêts sont suivis avec une alerte de retard, et la vitrine publique s'intègre à votre site existant plutôt que de vivre à une adresse séparée. Vos données sont hébergées à Toronto par défaut; une autre juridiction est possible sur demande.

C'est 330 $ US par an ou 30 $ US par mois, le premier mois est gratuit, et la reprise de votre collection existante est comprise jusqu'à 3 000 titres : nous reprenons votre export avec vous, ce n'est pas un bouton à cliquer seul·e. Le catalogue, lui, n'a pas de limite. La Bibli est développée au Nouveau-Brunswick par Aynils, et c'est la personne qui a écrit le logiciel qui vous répond.

Si votre organisme a une équipe technique, allez voir PMB ou Koha en premier : ce sera moins cher et très bien. Si vous n'en avez pas, écrivez-nous.

Où trouver l'ISBN sur un livre​

Trois endroits, dans cet ordre.

Au dos, sous le code-barres. C'est le cas le plus fréquent. Le numéro est écrit en clair, précédé de « ISBN », avec ou sans tirets. Juste en dessous, la suite de chiffres imprimée sous les barres est le même numéro, sans tirets : c'est ce que le scanneur lit.

Au verso de la page de titre. C'est la page de l'éditeur, celle qui porte le copyright, le dépôt légal et parfois la mention d'impression. L'ISBN y est presque toujours, même quand le dos du livre est abîmé, recouvert d'une étiquette de friperie ou plastifié.

Sur la jaquette seulement. Sur certains livres reliés, le code-barres est imprimé sur la jaquette et nulle part ailleurs. Si la jaquette a disparu (ce qui arrive à beaucoup de livres donnés), vérifiez la page de copyright avant de conclure que le livre n'a pas d'ISBN.

Deux pièges de terrain. D'abord, un livre peut porter deux codes-barres : le grand, à gauche, est l'ISBN; le petit, à droite, à cinq chiffres, code un prix. Scannez le grand. Ensuite, les revues et les magazines portent un ISSN, pas un ISBN : la recherche ne rendra rien, et c'est normal.

ISBN-10 et ISBN-13 : le même livre, deux longueurs​

L'ISBN existe depuis 1970. Pendant trente-sept ans, il a compté dix caractères. Depuis le 1er janvier 2007, il en compte treize et commence par 978, ou par 979 pour les numéros attribués plus récemment.

Trois choses à savoir, et une seule compte vraiment.

• Le dernier caractère est une clé de contrôle. Sur un ISBN-10, ce peut être un X, qui vaut dix : ce n'est pas une faute de frappe, tapez-le tel quel.
• On ne convertit pas un ISBN-10 en ISBN-13 en collant 978 devant. La clé finale est recalculée, donc le dernier caractère change presque toujours. Laissez le logiciel faire la conversion.
• Les tirets et les espaces ne comptent pas. Vous pouvez taper le numéro avec, sans, ou moitié moitié.

La chose qui compte vraiment : chaque édition a son propre ISBN. Le grand format, le poche, la réédition de 2019 et la version numérique du même roman portent quatre numéros distincts. C'est une bonne nouvelle (la couverture retournée sera la bonne) et une mauvaise : si vous avez trois exemplaires d'un même titre achetés à trois moments, vous aurez peut-être trois fiches. Décidez tôt si vous voulez une fiche par édition ou une fiche par titre avec plusieurs exemplaires. Changer d'avis à mi-parcours coûte cher.

Ce qu'une recherche par ISBN remplit toute seule​

Vous tapez ou scannez le numéro, et la fiche se remplit. Selon le livre, vous obtenez :

• le titre et le sous-titre;
• l'auteurice, et les co-auteurices s'il y en a;
• l'éditeur et la collection;
• l'année de publication de cette édition-là;
• le nombre de pages et la langue;
• un résumé;
• l'image de couverture.

Les cinq premiers champs sont fiables. Le résumé et la couverture sont les plus inégaux : selon la base qui répond, vous aurez un vrai quatrième de couverture, deux lignes de catalogue, ou rien. Ce n'est pas grave. Une fiche sans résumé reste une fiche empruntable; une fiche sans titre, non.

En pratique, le geste est toujours le même : scanner, jeter un œil à trois champs (titre, auteurice, année), choisir une catégorie, passer au suivant. Une équipe de deux personnes lancée sur une étagère fait plusieurs dizaines de livres à l'heure sans forcer.

Ce qu'une recherche par ISBN ne trouvera pas​

C'est la section la plus utile de cet article, parce que c'est celle qui évite le découragement au premier livre introuvable. Une recherche vide ne veut pas dire que votre outil est cassé. Elle veut dire que ce livre-là n'est dans aucune base publique, et il y a de bonnes raisons à ça.

Les livres publiés avant 1970. L'ISBN n'existait pas. Tout ce qui vient d'une succession, d'un grenier ou du legs d'une bibliothèque personnelle est concerné : les vieux Pléiade, les classiques scolaires, les livres de cuisine des années 1950, les essais des années 1960. Ces livres n'ont pas d'ISBN, ils n'en auront jamais, et aucun logiciel n'y peut rien.

L'autoédition. Un livre autoédité peut n'avoir aucun ISBN, ou en avoir un acheté par l'auteurice sans que la fiche ait été déposée dans les catalogues consultés. Dans une bibliothèque communautaire, ce rayon est souvent plus fourni qu'on ne croit : recueils de poésie locaux, récits de vie, mémoires de familles, livres de recettes d'un comité.

Les petites maisons et les publications d'organismes. Les éditions régionales, les presses militantes, les guides publiés par une fédération, les rapports, les actes de colloque : ils sont mal ou pas référencés. Ce sont pourtant souvent les documents les plus demandés dans un centre de femmes ou un centre communautaire, parce qu'ils n'existent nulle part ailleurs.

Les éditions de club. France Loisirs, Québec Loisirs, Le Grand Livre du Mois : ces éditions portent un ISBN distinct de l'édition d'origine, et ces numéros-là sont très mal couverts par les bases publiques. C'est le cas qui surprend le plus, parce qu'il touche des livres récents, en bon état, de grands auteurices connus. Si votre collection vient largement de dons, vous en avez une étagère entière.

Le reste. Les manuels scolaires anciens, les brochures, les livres reliés par un atelier, les ouvrages en langues peu représentées dans les catalogues francophones et anglophones, une partie de la bande dessinée ancienne.

Que faire de ces livres. Créez la fiche à la main, avec quatre champs et pas un de plus : titre, auteurice, année approximative, catégorie. C'est suffisant pour prêter, pour retrouver et pour afficher. Le réflexe qui fait perdre des soirées entières, c'est de vouloir une fiche parfaite pour un livre que trois personnes emprunteront. Prévoyez une pile « à la main » à côté de la table de catalogage, continuez à scanner le reste, et traitez la pile en une fois, un autre jour.

Quel scanneur de code-barres acheter​

Le bon achat : un scanneur USB filaire, en mode clavier. Une trentaine de dollars dans n'importe quelle boutique d'équipement de commerce ou en ligne. Le principe est simple : le lecteur se déclare comme un clavier. Vous cliquez dans le champ ISBN, vous scannez, il « tape » les chiffres puis appuie sur Entrée. Aucun pilote, aucun logiciel, aucune installation. Il fonctionne pareil sur Windows, sur Mac et sur un Chromebook.

Ce qu'il faut vérifier avant d'acheter :

• mode clavier : c'est parfois écrit « HID », « plug and play » ou « émulation clavier »;
• lecture des codes à une dimension : les codes-barres de livres n'ont pas besoin de plus. Un modèle laser ou CCD suffit largement;
• le suffixe Entrée, activé par défaut ou réglable avec la planche de codes-barres de configuration livrée dans le manuel. C'est lui qui enchaîne les livres sans toucher au clavier;
• le connecteur, USB-A ou USB-C selon votre poste. Un adaptateur à deux dollars règle le reste.

Ce qui coûte plus cher sans servir davantage. Un lecteur à deux dimensions, capable de lire les QR codes, coûte deux à trois fois plus. Il ne devient utile que si vous plastifiez des cartes de membre avec un QR. Un modèle sans fil est agréable si vous cataloguez debout devant les étagères, mais il faut le recharger et il coûte le double : commencez filaire, vous verrez bien.

Le téléphone comme solution de départ. La caméra lit très bien un EAN-13. Pour vingt livres, c'est parfait et ça ne coûte rien. Pour trois cents, la mise au point à chaque livre finit par user la patience de l'équipe. Beaucoup d'organismes commencent au téléphone et achètent le lecteur au deuxième après-midi de catalogage.

Organiser une séance de catalogage​

Ce qui fait la différence entre un après-midi productif et un après-midi qui s'étire :

• décidez vos catégories avant, et pas plus d'une dizaine. Une liste de trente catégories rend chaque livre discutable, et un livre discutable coûte trente secondes de débat;
• travaillez par étagère, pas par thème. L'ordre physique évite qu'un livre soit compté deux fois ou oublié;
• deux personnes, une qui scanne et une qui vérifie et complète. Seul, on relit tout et on va moins vite;
• une pile « à faire à la main » pour ce que la recherche ne trouve pas. Ne bloquez jamais la chaîne sur un livre;
• collez l'étiquette au moment du catalogage, pas dans une deuxième passe. La deuxième passe n'arrive jamais.

La Bibli​

Nous avons développé La Bibli au Nouveau-Brunswick, chez Aynils, pour les organismes à but non lucratif qui prêtent des livres à leurs membres : centres de femmes, Alliances Françaises, centres communautaires. Le catalogage se fait par ISBN, avec ou sans scanneur, et les livres que la recherche ne trouve pas se saisissent à la main dans le même écran.

Le prix est de 330 $ US par an ou 30 $ US par mois, le premier mois est gratuit, et la reprise de votre collection existante est comprise jusqu'à 3 000 titres : si vous tenez déjà un tableur, envoyez-nous votre export, nous le reprenons. Vos données sont hébergées à Toronto.

Si votre collection n'existe pas encore, commencez par la liste de départ pour ouvrir une bibliothèque dans votre organisme. Et une fois vos livres catalogués, vous pouvez afficher votre collection sur votre propre site web.

D'abord : qu'est-ce que vous ouvrez exactement​

Trois modèles portent le même nom et ne demandent pas le même travail. Choisissez avant, parce que le reste en découle.

La boîte à livres. On prend, on rapporte ou pas, personne ne note rien. Coût de gestion nul, suivi nul. Excellent pour un hall d'entrée, un café communautaire, une salle d'attente. Vous n'aurez jamais de collection stable : les bons livres partent et ne reviennent pas. Ce n'est pas un défaut, c'est le principe.

La bibliothèque de partage avec registre. On note qui emprunte quoi et quand ça revient. C'est le modèle de la grande majorité des organismes, et c'est celui dont parle cet article. Il suppose une personne responsable et un quart d'heure par semaine.

La bibliothèque de référence. Les ouvrages restent sur place, on les consulte à une table. C'est le bon modèle pour des documents rares, chers ou uniques : guides juridiques, ressources professionnelles, documents produits par l'organisme et qu'on ne peut pas remplacer.

Rien n'interdit de combiner : une collection empruntable, et un petit rayon marqué « consultation sur place ».

Où mettre les étagères​

Le lieu décide de la fréquentation, plus que le contenu.

Visible et sur un passage. Le corridor entre l'accueil et la salle d'activités bat toutes les belles pièces fermées. Les gens empruntent en passant, pas en se déplaçant exprès.

Pas au sous-sol, pas devant une fenêtre plein sud. L'humidité gondole et fait moisir, le soleil direct décolore les couvertures en une saison.

À hauteur de main. Rien d'utile au-dessus de 1,80 m ni en dessous de 30 cm du sol. Ce qui est trop haut ou trop bas n'est pas emprunté, sauf par les personnes qui cherchaient déjà ce titre.

Une allée assez large pour un fauteuil roulant, environ 90 cm, et un rayon bas pour les enfants si vous recevez des familles. C'est le genre de détail qu'on ne peut plus corriger une fois les étagères fixées au mur.

Une chaise et une lampe. Deux objets, et l'étagère devient un endroit où l'on s'arrête. C'est le meilleur rapport coût-effet de toute la liste.

Pour le mobilier : les étagères d'occasion abondent, et les commerces qui renouvellent leur mobilier donnent volontiers. Prenez profond plutôt que long : les livres de format album ne rentrent pas dans une tablette étroite, et ce sont souvent les plus consultés.

Les six décisions à prendre avant d'acheter quoi que ce soit​

Écrivez les réponses. Une page, affichée à côté des étagères.

1. Qui peut emprunter? Les membres seulement, ou toute personne qui pousse la porte? La réponse la plus courante est un compromis : consultation ouverte à toutes et tous, emprunt réservé aux membres. Elle est simple à expliquer et elle donne une raison de plus d'adhérer.

2. Combien de livres à la fois? Deux ou trois. C'est la limite qui protège la collection sans avoir jamais à dire non à qui que ce soit.

3. Pour combien de temps? Un mois convient à presque tout, avec un renouvellement possible si personne n'attend le livre. Deux semaines pour les nouveautés, six semaines pour les ouvrages professionnels.

4. Que se passe-t-il en cas de retard? Décidez-le maintenant, à froid, pas le jour où ça arrive. Dans un organisme communautaire : pas d'amende, un rappel à sept jours, une relance à un mois, et on ferme le dossier au bout de trois mois. Le détail des messages est dans relancer un retard sans se fâcher.

5. Qui est responsable? Un nom, même pour deux heures par semaine, et quelqu'un qui prend le relais pendant les vacances. C'est la décision la plus déterminante des six : les bibliothèques d'organisme ne meurent pas d'un manque de livres, elles meurent quand la personne qui s'en occupait part sans que personne ne reprenne.

6. Que fait-on des dons? Voir la section suivante : c'est la question qui fait le plus de dégâts quand elle n'a pas été tranchée.

Les dons : dire oui, dire non, et le dire par écrit​

Le jour où l'on annonce l'ouverture d'une bibliothèque, on reçoit des boîtes. Une partie est formidable. Une partie est le contenu d'un sous-sol qu'on vide.

Écrivez une politique de dons en cinq lignes, affichez-la, mettez-la sur votre site. Elle sert autant à protéger les bénévoles qu'à orienter les donateurices : refuser un livre au nom d'une règle affichée n'est pas un jugement sur la personne.

Ce que la plupart des organismes refusent, et pourquoi :

• les encyclopédies et les collections reliées de vieux volumes : personne ne les emprunte, et elles occupent une tablette entière;
• les manuels scolaires et les guides d'examen : périmés par définition;
• les magazines et périodiques : ils s'accumulent sans fin;
• les livres moisis, tachés, ou qui sentent la fumée : l'odeur se communique aux voisins de rayon et fait fuir les lecteurices;
• les ouvrages médicaux ou juridiques anciens : une information périmée dans ces domaines n'est pas neutre, elle est nuisible;
• les condensés de romans et les collections d'abonnement des années 1980, dont vous recevrez plus que votre part.

Décidez aussi où vont les refus avant de commencer à trier : une boîte à livres à l'extérieur, une friperie du quartier, un centre de tri. Sans destination, la caisse de refus reste six mois dans le bureau et devient elle-même un problème.

Et gardez une phrase toute faite pour l'accueil : « Merci beaucoup. On garde ce qui correspond à notre politique et on redonne le reste à une boîte à livres du quartier, pour que rien ne se perde. » Dite en souriant, elle règle presque toutes les situations.

Démarrer petit : les cent premiers livres​

La tentation est de tout mettre en rayon pour que ça ait l'air d'une vraie bibliothèque. C'est l'erreur qui coûte le plus de fréquentation.

Cent livres bien choisis valent mieux que huit cents au hasard. Une étagère où tout est intéressant se parcourt; un mur de dons non triés se contourne. Choisissez en fonction des personnes que vous recevez réellement, pas de ce qu'une bibliothèque devrait contenir. Un centre de femmes n'a pas besoin des mêmes livres qu'une Alliance Française, et une Alliance Française n'a pas besoin des mêmes livres qu'un centre communautaire de quartier.

Une méthode qui marche : notez pendant deux semaines tout ce qu'on vous demande (un sujet, un titre, une information). Cette liste est votre plan d'acquisition, et elle vaut mieux que n'importe quelle sélection faite en réunion.

Cinq à dix catégories, pas trente. Une catégorie n'existe que si elle aide quelqu'un à trouver. Écrivez-les sur des séparateurs de carton, quitte à changer d'avis au bout d'un mois : c'est bien plus facile à ce moment-là qu'après le catalogage.

Faites une inauguration. Une heure, un café, et chaque personne repart avec un livre. La bibliothèque devient une chose vivante dont on parle, au lieu d'un meuble apparu dans le corridor.

Le catalogue : le moment où le tableur ne suffit plus​

Au départ, un tableur à six colonnes fait très bien le travail : titre, auteurice, catégorie, qui l'a emprunté, quand, quand ça revient. Ne cherchez pas mieux tant que ça marche.

Il montre ses limites toujours aux mêmes endroits, vers deux ou trois cents livres :

• deux personnes ne peuvent pas y écrire en même temps, et à l'accueil, deux personnes y écrivent en même temps;
• l'historique disparaît : on écrase la cellule « emprunté par », et on ne sait plus qui avait le livre avant;
• vos membres ne voient rien. Ils doivent vous appeler pour savoir si vous avez un titre, et la plupart n'appelleront pas;
• personne ne pense aux retards tant qu'un écran ne les affiche pas.

C'est là qu'un outil de bibliothèque devient utile, et c'est aussi le moment de cataloguer pour de bon. La bonne nouvelle : la plupart de vos livres se cataloguent en quelques secondes à partir du code-barres, sans rien retaper. Les exceptions comptent, elles aussi, et il vaut mieux les connaître d'avance : cataloguer un livre par son ISBN, ce que ça remplit tout seul.

Une fois le catalogue en place, la dernière étape est de le rendre visible : mettre le catalogue de votre bibliothèque sur votre site web, pour que vos membres cherchent un titre depuis chez eux au lieu de vous téléphoner.

La Bibli​

La Bibli est né de ce moment précis : le tableur qui ne suffit plus. C'est un logiciel de bibliothèque développé au Nouveau-Brunswick, chez Aynils, pour les organismes à but non lucratif francophones : centres de femmes, Alliances Françaises, centres communautaires. Catalogage par ISBN, prêts avec alerte de retard et durée par défaut de 31 jours, et une vitrine publique à intégrer dans votre site.

330 $ US par an ou 30 $ US par mois, le premier mois est gratuit. Si votre bibliothèque vit déjà dans un tableur, envoyez-nous votre export : la reprise de votre collection est comprise jusqu'à 3 000 titres. Vos données sont hébergées à Toronto.

D'où partez-vous? C'est la seule question qui compte​

Le temps que prendra votre inventaire ne dépend presque pas du logiciel. Il dépend de ce que vous avez déjà.

Trois points de départ existent, et l'écart entre eux se compte en semaines. Vous n'avez rien : des tablettes, des livres, aucune liste. Vous avez les livres et leur code-barres, ce qui est le cas de tout ce qui a été publié après 1970 environ. Ou vous avez déjà un fichier, même laid, même incomplet, tenu par quelqu'un qui a quitté l'organisme il y a trois ans.

Avant toute chose, faites un décompte : sortez cinquante livres au hasard sur vos tablettes et comptez combien portent un code-barres à treize chiffres au dos. Cette proportion, sur cinquante livres, vous dira à quelle méthode vous avez droit. C'est un quart d'heure de travail et c'est le meilleur quart d'heure du chantier.

La saisie entièrement à la main : environ 33 heures​

C'est la méthode de référence, celle contre laquelle les autres se mesurent. Une personne prend le livre, tape le titre, l'auteurice, l'éditeur, l'année, choisit une catégorie, note l'emplacement, relit, passe au suivant.

Notre estimation, à partir de ce que nous observons chez les organismes qui nous écrivent, est d'environ quatre minutes par fiche. Ce n'est pas la vitesse de frappe qui coûte, c'est la lecture de la page de titre, l'hésitation sur la catégorie et la relecture. Quatre minutes est une moyenne : un roman de poche en prend deux, un ouvrage collectif avec quatre directions de publication en prend huit.

Pour 500 livres, cela donne environ 33 heures. Autrement dit une semaine de travail à temps plein, ou cinq samedis pour une équipe de trois personnes. Le chiffre choque, mais il est utile : il explique pourquoi tant d'inventaires commencés en septembre sont encore à la lettre C en juin.

Cette méthode reste la bonne dans un seul cas, et il n'est pas rare : une collection ancienne, patrimoniale ou militante, sans code-barres. Pour ces livres-là, il n'existe aucun raccourci, et il ne faut pas en chercher.

La saisie par ISBN : notre estimation, une journée et demie​

Si vos livres portent un code-barres, le geste change complètement. Vous tapez les treize chiffres, ou vous les scannez, et la fiche se remplit : titre, auteurice, éditeur, année, souvent la couverture. Vous vérifiez que la fiche correspond bien au livre que vous tenez, vous ajoutez la catégorie et l'emplacement, vous passez au suivant.

Notre estimation est de 45 secondes par livre en tapant l'ISBN, un peu moins en scannant, ce qui donne un peu plus de six heures pour 500 livres. Il faut y ajouter les livres dont l'ISBN ne se résout pas et qu'il faudra saisir à la main.

Sur ce dernier point, nous avons un chiffre réel plutôt qu'une estimation. Sur une reprise de 405 ISBN, 36 ont échoué : 91 % de réussite. Appliqué à 500 livres, cela laisse une quarantaine de fiches à compléter à la main, soit environ trois heures de plus au tarif de quatre minutes.

Total pour 500 livres à code-barres : une dizaine d'heures, dont six de saisie mécanique et trois de rattrapage. Une journée et demie à deux personnes. C'est le rapport de un à trois avec la saisie manuelle, et c'est lui qui rend le chantier faisable en une fin de semaine plutôt qu'en une année.

Les échecs ne sont pas répartis au hasard. Ils touchent surtout les publications d'organismes, les tirages locaux, les rééditions dont l'ISBN a changé, et la littérature francophone d'avant les années 1990, moins bien décrite dans les catalogues que la production anglophone récente. Une collection de centre de femmes ou d'Alliance Française en contient plus qu'une bibliothèque personnelle. Prévoyez-le.

La reprise d'un fichier existant : deux chantiers réels​

C'est le meilleur cas, et le plus mal compris. Beaucoup d'organismes ont honte de leur fichier (colonnes bricolées, ISBN absents une ligne sur quatre, titres en majuscules, trois orthographes pour le même éditeur) et concluent qu'il vaut mieux repartir de zéro. C'est presque toujours faux. Même un fichier laid contient le travail de plusieurs années, et ce travail se reprend.

Voici ce qu'a donné une reprise réelle de 927 fiches : 80 % des ISBN résolus et 66 % des couvertures récupérées. Traduit en travail restant sur une collection de 500 titres, cela veut dire environ 400 fiches revenues complètes, une centaine à finir à la main (sept heures environ) et un tiers des couvertures à ajouter ou à laisser vides.

Deux enseignements pratiques.

D'abord, le taux dépend presque entièrement de la qualité des ISBN de départ. Un ISBN retapé à la main dans un tableur perd un chiffre, gagne un espace, ou a été mangé par le format numérique d'Excel qui l'a transformé en notation scientifique. Avant de nous envoyer votre fichier, mettez la colonne ISBN en format texte et regardez si vos codes ont bien treize chiffres. Une demi-heure là-dessus vaut plusieurs heures de rattrapage après.

Ensuite, les couvertures manquantes ne sont pas un problème de catalogage, c'en est un de vitrine. Une collection sans couvertures fonctionne parfaitement pour prêter des livres. Elle est simplement moins engageante pour les membres qui la parcourent. Ajoutez-les plus tard, par lots, sur les titres qui circulent le plus.

Ce qui fait vraiment déraper un inventaire​

Les trois chiffres ci-dessus supposent des conditions de travail que personne n'a. Voici ce qui les fait doubler, dans l'ordre où nous le voyons se produire.

Les décisions non prises. Le chantier s'arrête net à la question « dans quelle catégorie je mets celui-là ». Multipliée par 500, l'hésitation coûte plus cher que la saisie elle-même. Arrêtez votre liste de catégories avant de commencer, entre huit et quinze, écrites sur une feuille collée au mur. Une catégorie « à classer » vaut mieux qu'un débat de quatre minutes.

Les livres qu'on lit. C'est le risque réel d'un inventaire fait par des bénévoles qui aiment les livres, et il n'a rien de comique : trois personnes qui commentent chaque titre cataloguent quatre fois moins vite. Ce n'est pas grave si c'est assumé : l'inventaire est aussi un moment d'équipe. Mais annoncez-le, sinon vous compterez cinq heures et en passerez quinze.

Le désordre physique. Si les livres ne sont pas déjà rangés dans un ordre stable, chaque fiche demande d'aller chercher l'objet. Cataloguez tablette par tablette, jamais par thème, et remettez chaque livre exactement où il était. L'inventaire n'est pas le moment de réorganiser les rayons.

Les interruptions. Une bibliothèque ouverte au public pendant l'inventaire produit des séances de vingt minutes. Le temps de saisie ne s'additionne pas linéairement : il faut à chaque reprise retrouver où l'on en était. Deux plages de trois heures valent mieux que six plages d'une heure.

Notre conseil, à ce compte-là : bloquez une fin de semaine, réunissez trois personnes, commandez à manger, et sortez-en avec un catalogue fini. Un inventaire étalé sur l'année ne se termine pas, parce qu'il n'a pas de fin.

La Bibli​

La Bibli est un logiciel de bibliothèque pour les organismes à but non lucratif francophones. On y catalogue en tapant un ISBN ou en scannant un code-barres, et les chiffres de résolution cités plus haut viennent de nos propres chantiers de reprise, pas d'une brochure.

Si vous avez déjà une liste (un tableur, un export d'un ancien logiciel, même incomplet), nous reprenons votre export, jusqu'à 3 000 titres, et cette reprise est comprise dans l'abonnement. Nous vous disons d'abord ce qui passe et ce qui restera à finir à la main, avec les nombres, avant que vous décidiez. C'est 330 $ US par année ou 30 $ US par mois, le premier mois est gratuit, et le catalogue n'a pas de limite de taille. Vos données sont hébergées à Toronto par défaut, et le produit est développé au Nouveau-Brunswick.

Trois feuilles, pas une​

L'erreur la plus courante est de tout mettre dans une seule feuille : une ligne par livre, et deux colonnes au bout pour noter qui l'a emprunté. Ça marche jusqu'au deuxième prêt du même livre. Le jour où quelqu'un d'autre l'emprunte, vous écrasez le nom précédent. Vous perdez l'historique, donc la réponse à « qui avait ce livre avant celle-ci », qui est exactement la question qu'on pose quand un exemplaire ne revient pas.

Un livre est une chose. Un prêt est un événement. Les deux ne vivent pas au même endroit.

Créez donc trois feuilles, nommées sans accent et sans espace : Livres, Membres, Prets. Le nom sans espace n'est pas de la coquetterie. Un nom comme Prêts 2026 oblige à entourer le nom de la feuille d'apostrophes dans chaque formule qui la traverse, et une apostrophe oubliée est une formule cassée que personne ne sait réparer six mois plus tard.

Les colonnes, une par une​

Dans la feuille Livres, une ligne par exemplaire physique. Pas par titre : si vous avez trois exemplaires du même roman, vous avez trois lignes, parce que vous prêtez un objet, pas une œuvre.

• A : Cote. Un identifiant unique, court, que vous écrivez au crayon dans le livre : L-0001, L-0002. C'est la seule colonne dont vous ne pourrez jamais vous passer. Ne réutilisez jamais une cote retirée.
• B : Titre.
• C : Auteurice. Nom d'abord, prénom ensuite, pour que le tri alphabétique donne quelque chose d'utile.
• D : ISBN. À mettre en format texte avant la première saisie, sinon Excel transforme les codes en notation scientifique et vous perdez les chiffres.
• E : Éditeur.
• F : Année.
• G : Catégorie. Une seule valeur, choisie dans une liste. Nous y revenons plus bas, c'est la colonne qui vous fera le plus de mal.
• H : Emplacement. La tablette, la salle, la boîte. C'est ce que votre bénévole du samedi cherchera en premier.
• I : État. Neuf, bon, abîmé, retiré.
• J : Note.

Dans la feuille Membres, une ligne par personne.

• A : Numéro. M-001, M-002.
• B : Nom.
• C : Courriel.
• D : Téléphone.
• E : Adhésion. La date, pour savoir qui est encore membre.

Dans la feuille Prets, une ligne par emprunt. Jamais de ligne effacée : un retour se note, il ne s'efface pas.

• A : Numéro de prêt.
• B : Cote du livre emprunté.
• C : Titre, calculée.
• D : Numéro de membre.
• E : Nom de la personne, calculée.
• F : Sortie. La date du jour où le livre part.
• G : Durée. En jours. Laissez vide pour la durée par défaut.
• H : Retour prévu, calculée.
• I : Retour réel. La date du jour où le livre revient. Vide tant qu'il n'est pas revenu.
• J : Retard, calculée.
• K : Statut, calculée.

Une règle qui vaut tout le reste : on ne tape jamais dans une colonne calculée. Mettez leur en-tête sur fond gris, celui des colonnes à saisir sur fond blanc. Le jour où une bénévole écrira « rendu » à la main par-dessus la formule de la colonne K, cette ligne cessera silencieusement de fonctionner, et vous ne le verrez pas.

Les formules​

Le séparateur d'arguments est le point-virgule dans un Excel en français, la virgule dans un Excel en anglais. Les formules ci-dessous sont en français, à écrire dans la ligne 2 puis à tirer vers le bas.

Le titre du livre, rappelé depuis la feuille Livres à partir de la cote, pour éviter de le retaper à chaque prêt et de le retaper de travers :

=SIERREUR(RECHERCHEV($B2;Livres!$A:$B;2;FAUX);"Cote inconnue")

Le nom de la personne, sur le même principe :

=SIERREUR(RECHERCHEV($D2;Membres!$A:$B;2;FAUX);"Membre inconnu")

La date de retour prévue. C'est la formule centrale du modèle. Elle ajoute la durée à la date de sortie, et retient 21 jours quand la colonne Durée est vide, ce qui sera le cas neuf fois sur dix :

=SI($F2="";"";$F2+SI($G2="";21;$G2))

Le nombre de jours de retard. Zéro si le livre est revenu, zéro s'il n'est pas encore attendu, et le nombre de jours écoulés sinon :

=SI($I2<>"";0;SI($H2="";0;MAX(0;AUJOURDHUI()-$H2)))

Le statut, en clair, celui qu'on lit d'un coup d'œil :

=SI($I2<>"";"Rendu";SI($J2>0;"En retard";"En cours"))

Et, de retour dans la feuille Livres, la disponibilité de chaque exemplaire, c'est-à-dire l'existence d'un prêt ouvert portant cette cote :

=SI(NB.SI.ENS(Prets!$B:$B;$A2;Prets!$I:$I;"")>0;"Prêté";"Disponible")

Deux gestes qui prennent trente secondes et sauvent des heures. Sur la colonne Catégorie de Livres et sur la colonne Cote de Prets, posez une validation de données en liste (Données, puis Validation des données, puis Liste) pointant vers la plage source. Une catégorie ne peut plus être écrite de travers, une cote ne peut plus désigner un livre qui n'existe pas. Et figez la première ligne : Affichage, puis Figer les volets. Vous lisez la ligne 400 en sachant encore quelle colonne vous regardez.

Colorer les retards en rouge​

C'est ce qui fait la différence entre un tableau qu'on consulte et un tableau qui vous parle. Sélectionnez la plage A2:K500 de la feuille Prets, puis Accueil, Mise en forme conditionnelle, Nouvelle règle, et enfin « Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué ».

Créez trois règles, dans cet ordre, parce que la première qui s'applique gagne.

Règle 1, les prêts rendus, en gris pâle, texte estompé. Cochez « Interrompre si VRAI » pour qu'une ligne rendue ne soit jamais recolorée par les règles suivantes :

=$I2<>""

Règle 2, les retards, fond rouge pâle et texte rouge foncé :

=ET($I2="";$H2<>"";$H2<AUJOURDHUI())

Règle 3, les retours à venir dans les trois jours, fond orangé. C'est la règle qui vous fait envoyer un rappel avant le retard plutôt qu'après :

=ET($I2="";$H2<>"";$H2-AUJOURDHUI()<=3)

Le détail qui fait échouer neuf personnes sur dix : le signe de dollar devant la lettre de colonne, et rien devant le numéro de ligne. Avec $I2, chaque cellule de la ligne 2 regarde la colonne I, et la règle descend correctement d'une ligne à l'autre. Avec I2 sans dollar, chaque colonne teste sa propre valeur et la couleur part n'importe où. Avec $I$2, toute la plage teste la ligne 2 et le tableau est monochrome.

Faites l'essai en écrivant une date de retour prévue la semaine dernière sur une ligne d'essai. Si elle rougit, votre tableau est vivant. Effacez ensuite la ligne d'essai.

Les trois endroits où le tableau casse​

Ce modèle est bon. Il ne casse pas parce qu'il est mal fait, il casse parce qu'un tableur est un fichier, et qu'une bibliothèque est un service rendu à des personnes.

Deux personnes en même temps. Le premier symptôme est un message annonçant que le fichier est verrouillé en écriture, puis l'apparition dans le dossier partagé de inventaire_v3_final.xlsx, inventaire_v3_final_JM.xlsx et inventaire_v3_final_corrigé.xlsx. La coédition existe, dans Microsoft 365 ou dans Google Sheets, et elle fonctionne, tant que tout le monde ouvre le fichier au même endroit, en ligne, avec un compte. Dans un organisme où trois bénévoles se relaient et où l'une travaille depuis son portable personnel sans réseau au sous-sol, ce n'est pas la situation réelle. Le jour où deux copies divergent, il n'existe aucune façon raisonnable de les réconcilier : il faut relire les deux, ligne par ligne.

Aucune vitrine possible pour les membres. Vos membres veulent savoir si vous avez tel titre, et ce que vous avez sur tel sujet. Le tableau contient la réponse, mais il ne peut pas la leur donner. Vous ne pouvez pas envoyer le fichier : il contient la feuille Membres, donc des courriels et des numéros de téléphone, et l'historique de qui a emprunté quoi, ce qui, dans un centre de femmes ou un centre communautaire, n'est pas un détail. Fabriquer chaque mois une copie expurgée, la convertir, la mettre en ligne, c'est un travail manuel qui sera abandonné au troisième mois. En pratique, l'organisme répond par courriel, une question à la fois.

La recherche par catégorie. La colonne Catégorie n'accepte qu'une valeur, et vos livres en ont plusieurs. Un essai sur l'histoire des femmes au Québec est à la fois histoire, féminisme et Québec. Trois solutions se présentent, et les trois se retournent contre vous. Écrire les trois dans la même cellule, séparées par des virgules, et le filtre ne les trouve plus. Créer une colonne par thème, et vous en avez quarante au bout d'un an. Choisir une seule catégorie, et personne ne retrouve le livre, parce que personne ne devine laquelle vous avez choisie. À trois cents titres, on s'en tire de mémoire. À douze cents, la mémoire est celle d'une seule personne, et cette personne finit par partir.

La Bibli​

Si votre tableau tient encore, gardez-le. Ce modèle n'a pas été écrit pour vous faire changer d'outil, et une bibliothèque de deux cents livres tenue par une seule personne n'a besoin de rien d'autre.

Nous avons développé La Bibli pour le moment d'après : celui où plusieurs personnes cataloguent, où les membres veulent consulter la collection depuis leur téléphone, et où les catégories multiples deviennent nécessaires. On y catalogue en tapant un ISBN ou en scannant un code-barres, les prêts signalent eux-mêmes leurs retards, et la collection dispose d'une vitrine publique que vous partagez par lien ou que vous intégrez dans le site de votre organisme avec un bloc de code. Vos données sont hébergées à Toronto par défaut. C'est 330 $ US par année ou 30 $ US par mois, le premier mois est gratuit, et nous reprenons votre export existant jusqu'à 3 000 titres.

Si vous voulez d'abord voir à quoi ressemblerait votre tableau une fois repris, envoyez-le nous. Nous vous dirons ce qui passe et ce qui demandera du travail à la main, avant que vous décidiez quoi que ce soit.