Combien de temps pour cataloguer 500 livres?
C'est la question qui bloque le projet, et rarement celle qu'on pose à voix haute. Un organisme sait qu'il devrait inventorier sa collection. Il repousse, parce que personne ne sait si c'est l'affaire d'une fin de semaine ou de six mois de bénévolat, et qu'on ne lance pas un chantier dont on ignore la taille. Voici les trois façons de le faire, chiffrées. Quand un chiffre vient d'un chantier réel, nous le disons. Quand c'est une estimation, nous le disons aussi.
D'où partez-vous? C'est la seule question qui compte
Le temps que prendra votre inventaire ne dépend presque pas du logiciel. Il dépend de ce que vous avez déjà.
Trois points de départ existent, et l'écart entre eux se compte en semaines. Vous n'avez rien : des tablettes, des livres, aucune liste. Vous avez les livres et leur code-barres, ce qui est le cas de tout ce qui a été publié après 1970 environ. Ou vous avez déjà un fichier, même laid, même incomplet, tenu par quelqu'un qui a quitté l'organisme il y a trois ans.
Avant toute chose, faites un décompte : sortez cinquante livres au hasard sur vos tablettes et comptez combien portent un code-barres à treize chiffres au dos. Cette proportion, sur cinquante livres, vous dira à quelle méthode vous avez droit. C'est un quart d'heure de travail et c'est le meilleur quart d'heure du chantier.
La saisie entièrement à la main : environ 33 heures
C'est la méthode de référence, celle contre laquelle les autres se mesurent. Une personne prend le livre, tape le titre, l'auteurice, l'éditeur, l'année, choisit une catégorie, note l'emplacement, relit, passe au suivant.
Notre estimation, à partir de ce que nous observons chez les organismes qui nous écrivent, est d'environ quatre minutes par fiche. Ce n'est pas la vitesse de frappe qui coûte, c'est la lecture de la page de titre, l'hésitation sur la catégorie et la relecture. Quatre minutes est une moyenne : un roman de poche en prend deux, un ouvrage collectif avec quatre directions de publication en prend huit.
Pour 500 livres, cela donne environ 33 heures. Autrement dit une semaine de travail à temps plein, ou cinq samedis pour une équipe de trois personnes. Le chiffre choque, mais il est utile : il explique pourquoi tant d'inventaires commencés en septembre sont encore à la lettre C en juin.
Cette méthode reste la bonne dans un seul cas, et il n'est pas rare : une collection ancienne, patrimoniale ou militante, sans code-barres. Pour ces livres-là, il n'existe aucun raccourci, et il ne faut pas en chercher.
La saisie par ISBN : notre estimation, une journée et demie
Si vos livres portent un code-barres, le geste change complètement. Vous tapez les treize chiffres, ou vous les scannez, et la fiche se remplit : titre, auteurice, éditeur, année, souvent la couverture. Vous vérifiez que la fiche correspond bien au livre que vous tenez, vous ajoutez la catégorie et l'emplacement, vous passez au suivant.
Notre estimation est de 45 secondes par livre en tapant l'ISBN, un peu moins en scannant, ce qui donne un peu plus de six heures pour 500 livres. Il faut y ajouter les livres dont l'ISBN ne se résout pas et qu'il faudra saisir à la main.
Sur ce dernier point, nous avons un chiffre réel plutôt qu'une estimation. Sur une reprise de 405 ISBN, 36 ont échoué : 91 % de réussite. Appliqué à 500 livres, cela laisse une quarantaine de fiches à compléter à la main, soit environ trois heures de plus au tarif de quatre minutes.
Total pour 500 livres à code-barres : une dizaine d'heures, dont six de saisie mécanique et trois de rattrapage. Une journée et demie à deux personnes. C'est le rapport de un à trois avec la saisie manuelle, et c'est lui qui rend le chantier faisable en une fin de semaine plutôt qu'en une année.
Les échecs ne sont pas répartis au hasard. Ils touchent surtout les publications d'organismes, les tirages locaux, les rééditions dont l'ISBN a changé, et la littérature francophone d'avant les années 1990, moins bien décrite dans les catalogues que la production anglophone récente. Une collection de centre de femmes ou d'Alliance Française en contient plus qu'une bibliothèque personnelle. Prévoyez-le.
La reprise d'un fichier existant : deux chantiers réels
C'est le meilleur cas, et le plus mal compris. Beaucoup d'organismes ont honte de leur fichier (colonnes bricolées, ISBN absents une ligne sur quatre, titres en majuscules, trois orthographes pour le même éditeur) et concluent qu'il vaut mieux repartir de zéro. C'est presque toujours faux. Même un fichier laid contient le travail de plusieurs années, et ce travail se reprend.
Voici ce qu'a donné une reprise réelle de 927 fiches : 80 % des ISBN résolus et 66 % des couvertures récupérées. Traduit en travail restant sur une collection de 500 titres, cela veut dire environ 400 fiches revenues complètes, une centaine à finir à la main (sept heures environ) et un tiers des couvertures à ajouter ou à laisser vides.
Deux enseignements pratiques.
D'abord, le taux dépend presque entièrement de la qualité des ISBN de départ. Un ISBN retapé à la main dans un tableur perd un chiffre, gagne un espace, ou a été mangé par le format numérique d'Excel qui l'a transformé en notation scientifique. Avant de nous envoyer votre fichier, mettez la colonne ISBN en format texte et regardez si vos codes ont bien treize chiffres. Une demi-heure là-dessus vaut plusieurs heures de rattrapage après.
Ensuite, les couvertures manquantes ne sont pas un problème de catalogage, c'en est un de vitrine. Une collection sans couvertures fonctionne parfaitement pour prêter des livres. Elle est simplement moins engageante pour les membres qui la parcourent. Ajoutez-les plus tard, par lots, sur les titres qui circulent le plus.
Ce qui fait vraiment déraper un inventaire
Les trois chiffres ci-dessus supposent des conditions de travail que personne n'a. Voici ce qui les fait doubler, dans l'ordre où nous le voyons se produire.
Les décisions non prises. Le chantier s'arrête net à la question « dans quelle catégorie je mets celui-là ». Multipliée par 500, l'hésitation coûte plus cher que la saisie elle-même. Arrêtez votre liste de catégories avant de commencer, entre huit et quinze, écrites sur une feuille collée au mur. Une catégorie « à classer » vaut mieux qu'un débat de quatre minutes.
Les livres qu'on lit. C'est le risque réel d'un inventaire fait par des bénévoles qui aiment les livres, et il n'a rien de comique : trois personnes qui commentent chaque titre cataloguent quatre fois moins vite. Ce n'est pas grave si c'est assumé : l'inventaire est aussi un moment d'équipe. Mais annoncez-le, sinon vous compterez cinq heures et en passerez quinze.
Le désordre physique. Si les livres ne sont pas déjà rangés dans un ordre stable, chaque fiche demande d'aller chercher l'objet. Cataloguez tablette par tablette, jamais par thème, et remettez chaque livre exactement où il était. L'inventaire n'est pas le moment de réorganiser les rayons.
Les interruptions. Une bibliothèque ouverte au public pendant l'inventaire produit des séances de vingt minutes. Le temps de saisie ne s'additionne pas linéairement : il faut à chaque reprise retrouver où l'on en était. Deux plages de trois heures valent mieux que six plages d'une heure.
Notre conseil, à ce compte-là : bloquez une fin de semaine, réunissez trois personnes, commandez à manger, et sortez-en avec un catalogue fini. Un inventaire étalé sur l'année ne se termine pas, parce qu'il n'a pas de fin.
La Bibli
La Bibli est un logiciel de bibliothèque pour les organismes à but non lucratif francophones. On y catalogue en tapant un ISBN ou en scannant un code-barres, et les chiffres de résolution cités plus haut viennent de nos propres chantiers de reprise, pas d'une brochure.
Si vous avez déjà une liste (un tableur, un export d'un ancien logiciel, même incomplet), nous reprenons votre export, jusqu'à 3 000 titres, et cette reprise est comprise dans l'abonnement. Nous vous disons d'abord ce qui passe et ce qui restera à finir à la main, avec les nombres, avant que vous décidiez. C'est 330 $ US par année ou 30 $ US par mois, le premier mois est gratuit, et le catalogue n'a pas de limite de taille. Vos données sont hébergées à Toronto par défaut, et le produit est développé au Nouveau-Brunswick.
Questions fréquentes
Combien de temps pour saisir une fiche entièrement à la main?
Notre estimation est d'environ quatre minutes par fiche : prendre le livre, taper le titre, l'auteurice, l'éditeur, l'année, choisir une catégorie, relire. Pour 500 livres, cela fait environ 33 heures de saisie, sans compter la préparation ni les interruptions.
Quelle proportion des ISBN se résout automatiquement?
Sur une reprise réelle de 405 ISBN, 36 ont échoué, soit 91 % de réussite. Sur un autre chantier de 927 fiches, 80 % des ISBN ont été résolus et 66 % des couvertures récupérées. L'écart entre les deux s'explique par la qualité des données de départ : des ISBN propres se résolvent mieux que des ISBN retapés à la main dans un tableur.
Un livre sans ISBN, on en fait quoi?
On le saisit à la main, comme avant. Les livres publiés avant 1970, les publications d'organismes, les mémoires et les tirages locaux n'ont pas d'ISBN. Dans une collection communautaire francophone, ce n'est pas une exception marginale : comptez-les avant de choisir votre méthode, parce qu'ils déterminent le temps réel du chantier.
Vaut-il mieux tout cataloguer d'un coup ou au fil de l'eau?
D'un coup, si vous pouvez réunir trois personnes une fin de semaine. Un inventaire commencé au fil de l'eau reste à moitié fait pendant des années, parce qu'il n'a jamais de date de fin et que personne ne peut dire où il en est. Une collection catalogée à moitié ne sert presque à rien : on ne peut pas s'y fier pour répondre à un·e membre.
Faut-il coter les livres avant ou après la saisie?
Après, si vous partez de zéro. Le catalogue attribue les identifiants, vous les reportez ensuite sur les livres en une passe rapide. Coter d'abord vous fait manipuler chaque livre deux fois. La seule exception est la collection déjà cotée : dans ce cas, gardez vos cotes, elles sont dans les livres et dans la tête des gens.
Combien de personnes mettre sur le chantier?
Trois, pas plus, par poste de travail. Une qui apporte et remet les livres en rayon, une qui scanne ou tape, une qui vérifie et complète les fiches incomplètes. Au-delà, les gens s'attendent les uns les autres. En dessous, la même personne fait les trois gestes et perd du temps à changer de tâche.