Ouvrir une bibliothèque de partage dans votre organisme : la liste de départ
Il y a déjà des livres chez vous : deux tablettes dans le corridor, une caisse dans le bureau de la coordination, les dons qu'on n'ose pas jeter. Passer de ça à une vraie bibliothèque de partage ne demande presque pas d'argent. Ça demande six décisions, prises avant d'acheter quoi que ce soit, parce que les changer plus tard coûte beaucoup plus cher qu'une étagère.
D'abord : qu'est-ce que vous ouvrez exactement
Trois modèles portent le même nom et ne demandent pas le même travail. Choisissez avant, parce que le reste en découle.
La boîte à livres. On prend, on rapporte ou pas, personne ne note rien. Coût de gestion nul, suivi nul. Excellent pour un hall d'entrée, un café communautaire, une salle d'attente. Vous n'aurez jamais de collection stable : les bons livres partent et ne reviennent pas. Ce n'est pas un défaut, c'est le principe.
La bibliothèque de partage avec registre. On note qui emprunte quoi et quand ça revient. C'est le modèle de la grande majorité des organismes, et c'est celui dont parle cet article. Il suppose une personne responsable et un quart d'heure par semaine.
La bibliothèque de référence. Les ouvrages restent sur place, on les consulte à une table. C'est le bon modèle pour des documents rares, chers ou uniques : guides juridiques, ressources professionnelles, documents produits par l'organisme et qu'on ne peut pas remplacer.
Rien n'interdit de combiner : une collection empruntable, et un petit rayon marqué « consultation sur place ».
Où mettre les étagères
Le lieu décide de la fréquentation, plus que le contenu.
Visible et sur un passage. Le corridor entre l'accueil et la salle d'activités bat toutes les belles pièces fermées. Les gens empruntent en passant, pas en se déplaçant exprès.
Pas au sous-sol, pas devant une fenêtre plein sud. L'humidité gondole et fait moisir, le soleil direct décolore les couvertures en une saison.
À hauteur de main. Rien d'utile au-dessus de 1,80 m ni en dessous de 30 cm du sol. Ce qui est trop haut ou trop bas n'est pas emprunté, sauf par les personnes qui cherchaient déjà ce titre.
Une allée assez large pour un fauteuil roulant, environ 90 cm, et un rayon bas pour les enfants si vous recevez des familles. C'est le genre de détail qu'on ne peut plus corriger une fois les étagères fixées au mur.
Une chaise et une lampe. Deux objets, et l'étagère devient un endroit où l'on s'arrête. C'est le meilleur rapport coût-effet de toute la liste.
Pour le mobilier : les étagères d'occasion abondent, et les commerces qui renouvellent leur mobilier donnent volontiers. Prenez profond plutôt que long : les livres de format album ne rentrent pas dans une tablette étroite, et ce sont souvent les plus consultés.
Les six décisions à prendre avant d'acheter quoi que ce soit
Écrivez les réponses. Une page, affichée à côté des étagères.
1. Qui peut emprunter? Les membres seulement, ou toute personne qui pousse la porte? La réponse la plus courante est un compromis : consultation ouverte à toutes et tous, emprunt réservé aux membres. Elle est simple à expliquer et elle donne une raison de plus d'adhérer.
2. Combien de livres à la fois? Deux ou trois. C'est la limite qui protège la collection sans avoir jamais à dire non à qui que ce soit.
3. Pour combien de temps? Un mois convient à presque tout, avec un renouvellement possible si personne n'attend le livre. Deux semaines pour les nouveautés, six semaines pour les ouvrages professionnels.
4. Que se passe-t-il en cas de retard? Décidez-le maintenant, à froid, pas le jour où ça arrive. Dans un organisme communautaire : pas d'amende, un rappel à sept jours, une relance à un mois, et on ferme le dossier au bout de trois mois. Le détail des messages est dans relancer un retard sans se fâcher.
5. Qui est responsable? Un nom, même pour deux heures par semaine, et quelqu'un qui prend le relais pendant les vacances. C'est la décision la plus déterminante des six : les bibliothèques d'organisme ne meurent pas d'un manque de livres, elles meurent quand la personne qui s'en occupait part sans que personne ne reprenne.
6. Que fait-on des dons? Voir la section suivante : c'est la question qui fait le plus de dégâts quand elle n'a pas été tranchée.
Les dons : dire oui, dire non, et le dire par écrit
Le jour où l'on annonce l'ouverture d'une bibliothèque, on reçoit des boîtes. Une partie est formidable. Une partie est le contenu d'un sous-sol qu'on vide.
Écrivez une politique de dons en cinq lignes, affichez-la, mettez-la sur votre site. Elle sert autant à protéger les bénévoles qu'à orienter les donateurices : refuser un livre au nom d'une règle affichée n'est pas un jugement sur la personne.
Ce que la plupart des organismes refusent, et pourquoi :
- les encyclopédies et les collections reliées de vieux volumes : personne ne les emprunte, et elles occupent une tablette entière;
- les manuels scolaires et les guides d'examen : périmés par définition;
- les magazines et périodiques : ils s'accumulent sans fin;
- les livres moisis, tachés, ou qui sentent la fumée : l'odeur se communique aux voisins de rayon et fait fuir les lecteurices;
- les ouvrages médicaux ou juridiques anciens : une information périmée dans ces domaines n'est pas neutre, elle est nuisible;
- les condensés de romans et les collections d'abonnement des années 1980, dont vous recevrez plus que votre part.
Décidez aussi où vont les refus avant de commencer à trier : une boîte à livres à l'extérieur, une friperie du quartier, un centre de tri. Sans destination, la caisse de refus reste six mois dans le bureau et devient elle-même un problème.
Et gardez une phrase toute faite pour l'accueil : « Merci beaucoup. On garde ce qui correspond à notre politique et on redonne le reste à une boîte à livres du quartier, pour que rien ne se perde. » Dite en souriant, elle règle presque toutes les situations.
Démarrer petit : les cent premiers livres
La tentation est de tout mettre en rayon pour que ça ait l'air d'une vraie bibliothèque. C'est l'erreur qui coûte le plus de fréquentation.
Cent livres bien choisis valent mieux que huit cents au hasard. Une étagère où tout est intéressant se parcourt; un mur de dons non triés se contourne. Choisissez en fonction des personnes que vous recevez réellement, pas de ce qu'une bibliothèque devrait contenir. Un centre de femmes n'a pas besoin des mêmes livres qu'une Alliance Française, et une Alliance Française n'a pas besoin des mêmes livres qu'un centre communautaire de quartier.
Une méthode qui marche : notez pendant deux semaines tout ce qu'on vous demande (un sujet, un titre, une information). Cette liste est votre plan d'acquisition, et elle vaut mieux que n'importe quelle sélection faite en réunion.
Cinq à dix catégories, pas trente. Une catégorie n'existe que si elle aide quelqu'un à trouver. Écrivez-les sur des séparateurs de carton, quitte à changer d'avis au bout d'un mois : c'est bien plus facile à ce moment-là qu'après le catalogage.
Faites une inauguration. Une heure, un café, et chaque personne repart avec un livre. La bibliothèque devient une chose vivante dont on parle, au lieu d'un meuble apparu dans le corridor.
Le catalogue : le moment où le tableur ne suffit plus
Au départ, un tableur à six colonnes fait très bien le travail : titre, auteurice, catégorie, qui l'a emprunté, quand, quand ça revient. Ne cherchez pas mieux tant que ça marche.
Il montre ses limites toujours aux mêmes endroits, vers deux ou trois cents livres :
- deux personnes ne peuvent pas y écrire en même temps, et à l'accueil, deux personnes y écrivent en même temps;
- l'historique disparaît : on écrase la cellule « emprunté par », et on ne sait plus qui avait le livre avant;
- vos membres ne voient rien. Ils doivent vous appeler pour savoir si vous avez un titre, et la plupart n'appelleront pas;
- personne ne pense aux retards tant qu'un écran ne les affiche pas.
C'est là qu'un outil de bibliothèque devient utile, et c'est aussi le moment de cataloguer pour de bon. La bonne nouvelle : la plupart de vos livres se cataloguent en quelques secondes à partir du code-barres, sans rien retaper. Les exceptions comptent, elles aussi, et il vaut mieux les connaître d'avance : cataloguer un livre par son ISBN, ce que ça remplit tout seul.
Une fois le catalogue en place, la dernière étape est de le rendre visible : mettre le catalogue de votre bibliothèque sur votre site web, pour que vos membres cherchent un titre depuis chez eux au lieu de vous téléphoner.
La Bibli
La Bibli est né de ce moment précis : le tableur qui ne suffit plus. C'est un logiciel de bibliothèque développé au Nouveau-Brunswick, chez Aynils, pour les organismes à but non lucratif francophones : centres de femmes, Alliances Françaises, centres communautaires. Catalogage par ISBN, prêts avec alerte de retard et durée par défaut de 31 jours, et une vitrine publique à intégrer dans votre site.
330 $ US par an ou 30 $ US par mois, le premier mois est gratuit. Si votre bibliothèque vit déjà dans un tableur, envoyez-nous votre export : la reprise de votre collection est comprise jusqu'à 3 000 titres. Vos données sont hébergées à Toronto.
Questions fréquentes
Combien coûte l'ouverture d'une bibliothèque dans un organisme?
Beaucoup moins qu'on ne croit. Les livres viennent de dons, les étagères se trouvent d'occasion ou chez un commerce qui renouvelle son mobilier, et le registre tient d'abord dans un tableur. Les deux vraies dépenses sont du temps de bénévolat et, plus tard, un outil de suivi des prêts.
Faut-il un local dédié?
Non, et un local fermé est souvent une mauvaise idée : une bibliothèque qu'on ne voit pas n'est pas fréquentée. Un mur d'étagères dans un passage utilisé, visible depuis l'accueil, fonctionne mieux qu'une belle pièce au sous-sol.
Comment refuser un don sans froisser la personne?
En ayant une politique écrite de cinq lignes, affichée, et en s'y référant plutôt qu'à un jugement personnel. « Nous ne prenons pas les encyclopédies ni les manuels scolaires, faute de place » se dit sans blesser, parce que ce n'est pas un avis sur le livre de la personne.
Combien de livres faut-il pour commencer?
Une centaine, bien choisis pour le monde que vous recevez, valent mieux que huit cents pris au hasard. Une étagère où tout est intéressant se fréquente; un mur de dons non triés se contourne.
Un tableur suffit-il pour suivre les prêts?
Au début, oui. Il montre ses limites vers deux ou trois cents livres : deux personnes ne peuvent pas l'ouvrir en même temps, l'historique disparaît dès qu'on écrase une cellule, et vos membres n'ont aucun moyen de voir ce que vous avez sans passer par vous.
Qui doit s'occuper de la bibliothèque?
Une personne nommée, même à deux heures par semaine, et un remplacement prévu pour ses vacances. Une bibliothèque dont personne n'est responsable redevient une pile de dons en un an.