Logiciel de gestion de bibliothèque pour OSBL : comment choisir
Vous avez quelques centaines ou quelques milliers de livres, des membres qui les empruntent, et un tableur qui commence à vous coûter des soirées. Vous cherchez un logiciel, vous tombez sur des noms (PMB, Koha, Libib, Decalog) et sur des comparatifs qui classent les outils par nombre de fonctionnalités. C'est le mauvais critère. Le bon tient en une question, et presque personne ne l'écrit.
La ligne de partage n'est pas la taille de votre collection
Regardez les petites bibliothèques associatives qui tournent aujourd'hui sur un vrai logiciel : elles ont toutes un point commun, et ce n'est pas d'être grandes. C'est d'avoir quelqu'un pour administrer un serveur. Regardez maintenant celles qui n'ont rien du tout : elles ne sont pas plus petites, elles n'ont simplement personne.
Le marché se coupe en deux par la capacité d'administration, pas par la taille de la collection. Une bibliothèque de 800 titres dans un organisme qui compte un·e informaticien·ne salarié·e a plus d'options qu'une bibliothèque de 6 000 titres tenue par trois bénévoles. C'est contre-intuitif, et c'est pourtant ce qui décide.
Avoir cette capacité, ce n'est pas « avoir quelqu'un de débrouillard en informatique ». C'est avoir quelqu'un qui, dans trois ans :
- maintiendra un serveur à jour, système et base de données compris;
- vérifiera les sauvegardes, et en aura restauré une pour de vrai, au moins une fois;
- fera la montée de version majeure quand elle tombera, avec ce qu'elle casse;
- sera joignable le vendredi à 16 h quand le catalogue ne répond plus, la veille d'une activité.
Le point qui fait tomber la plupart des organismes n'est pas le premier, c'est le dernier. Un·e bénévole installe l'outil, tout fonctionne, iel part deux ans plus tard, et personne ne sait plus où le serveur est hébergé ni qui paie la facture. Posez-vous la question dans ces termes : si la personne qui installe l'outil quittait l'organisme demain, quelqu'un pourrait-il reprendre? Si la réponse est non, vous n'êtes pas du côté du libre auto-hébergé, et ce n'est ni un manque d'ambition ni un manque de moyens.
Le tableur, et le moment exact où il lâche
Commençons par ce que personne ne dit : un tableur est un catalogue parfaitement légitime. Il ne coûte rien, tout le monde sait l'ouvrir, il se trie, se filtre, s'imprime et s'exporte. Beaucoup d'organismes y tiennent leur collection pendant des années sans que ce soit une erreur.
Il lâche sur quatre points, toujours les mêmes :
- Le prêt. Deux colonnes « sorti le » et « rendu le » fonctionnent tant que vous n'oubliez rien. Aucun tableur ne vous prévient qu'un livre est en retard depuis cinq semaines, et c'est ainsi qu'une collection se vide sans que personne s'en aperçoive.
- Le partage. À plusieurs, un tableur devient une négociation : qui a la dernière version, qui a écrasé la ligne de l'autre, quel fichier fait foi.
- La consultation par les membres. C'est le point de rupture réel. Tant que vous êtes seul·e à ouvrir le fichier, il suffit. Le jour où vos membres veulent savoir de chez eux si le titre est disponible, il n'y a plus rien à faire avec un tableur.
- La qualité des données. Sans champ contraint, un même éditeur s'écrit de six façons, les ISBN se transforment en nombres et perdent leur premier zéro, et les doublons s'installent. On ne récupère ça qu'à la main, plus tard, en y passant des heures.
Règle simple : le tableur tient tant que vous êtes la seule personne à le lire.
Les logiciels libres à installer : PMB et Koha
PMB et Koha sont de vrais SIGB, libres, matures, utilisés par de grandes institutions. PMB est français, en PHP et MySQL, développé depuis 2003. Koha est le standard international du libre, en Perl, sous licence GPL. Ils font des choses qu'aucun outil léger ne fait : catalogage normalisé en UNIMARC ou MARC21, fichiers d'autorités, récupération de notices par Z39.50, gestion des périodiques, règles de circulation fines, statistiques détaillées.
Ce sont d'excellents logiciels et il faut le dire clairement, parce que le raccourci « libre = bricolage » est faux et malhonnête.
Ce qu'ils demandent, en revanche, est réel : un serveur, un nom de domaine et un certificat, les mises à jour, des sauvegardes testées, et une personne. La licence est gratuite; l'exploitation ne l'est pas, et c'est là que se joue la décision. Nous avons détaillé ce que ça représente concrètement dans un article séparé : PMB ou Koha pour une petite bibliothèque : ce que ça demande vraiment.
Retenez la règle de partage : si votre organisme a une personne technique pérenne, PMB et Koha sont probablement votre meilleur choix, et ils ne vous coûteront pas d'abonnement. Sinon, ils vous coûteront un jour beaucoup plus qu'un abonnement.
Les logiciels en ligne : ce que vous louez, ce que vous cédez
Un logiciel en ligne (un SaaS) inverse le calcul. Vous ne payez pas des fonctionnalités, vous louez l'administration : le serveur, les mises à jour, les sauvegardes et la personne d'astreinte sont dans le prix. C'est le seul modèle qui répond à « nous n'avons personne pour ça ».
Ce que vous cédez en échange mérite d'être nommé : vous ne décidez plus où sont les serveurs ni quand le logiciel évolue, et vous dépendez de la survie d'un fournisseur. Ces trois risques se réduisent, ils ne s'annulent pas.
Les outils légers
Libib est le point de comparaison honnête sur ce segment : catalogage par ISBN, prêt, catalogue public, une version d'entrée sans frais jusqu'à 5 000 titres et une offre Pro à 99 $ US par an. C'est un bon produit. Ses limites, pour un organisme francophone canadien, sont ailleurs que dans les fonctionnalités : l'interface et le soutien sont en anglais, et les données sont hébergées aux États-Unis.
La Bibli occupe le même segment en français, avec un hébergement à Toronto par défaut. C'est notre produit, vous lirez ce qu'il faut en tenir compte plus bas.
Les systèmes conçus pour les bibliothèques publiques
Decalog et les solutions du même type sont propriétaires, hébergées chez l'éditeur, et équipent des réseaux de lecture publique : plusieurs sites, cartes d'abonnés, amendes, prêt entre bibliothèques, intégration au portail de la municipalité. Ce sont de bons systèmes pour ce qu'ils font.
Le problème, pour un organisme de trois personnes, n'est pas le nombre de fonctions en trop. C'est le processus : prix sur devis, déploiement en plusieurs mois, paramétrage, formation. Vous achetez un projet, pas un abonnement. Si vous n'avez ni le budget ni les mois, la question est réglée avant même la démonstration.
Les questions à se poser avant de choisir
Prenez ces questions dans l'ordre. Les trois premières éliminent la moitié des options en dix minutes.
- Avons-nous quelqu'un pour administrer un serveur, et cette personne sera-t-elle encore là dans trois ans? C'est la question qui décide de la famille d'outils.
- Qui doit consulter le catalogue? Vous seul·e, l'équipe, ou vos membres depuis chez eux? Un catalogue public consultable change complètement la liste des candidats.
- Quel est notre budget annuel réel, coût de la personne compris? Comparer une licence gratuite à un abonnement sans compter le temps humain, c'est comparer deux choses différentes.
- Comment récupérons-nous nos données si nous partons? Exigez la réponse par écrit, et demandez à voir un fichier d'export avant de vous engager. « Nous fournissons un export sur demande » n'est pas la même promesse que « le bouton est dans l'interface ».
- Où sont physiquement les serveurs, et quelle loi s'y applique? C'est le sujet d'un autre article : Où sont hébergées les données de votre bibliothèque.
- Quelles données de nos membres l'outil nous oblige-t-il à saisir? Un logiciel qui rend le téléphone obligatoire vous fait collecter une donnée dont vous n'avez peut-être pas besoin.
- Dans quelle langue nous répondra-t-on, et en combien de temps? Pour une équipe qui n'a pas de service informatique, c'est souvent ce qui fait la différence entre un outil adopté et un outil abandonné.
- Que se passe-t-il quand la personne responsable part en congé, ou quitte l'organisme? Écrivez la réponse. Si vous ne pouvez pas l'écrire, vous avez trouvé votre plus gros risque, et ce n'est pas le logiciel.
Une dernière chose : reprendre une collection déjà cataloguée est le vrai obstacle d'une migration, pas l'apprentissage de l'interface. Demandez à chaque fournisseur ce qu'il fait de votre fichier existant : qui le prépare, qui le charge, et ce que ça coûte.
La Bibli
Nous avons construit La Bibli pour un cas précis : un organisme francophone qui prête quelques centaines à quelques milliers de livres à ses membres, et qui n'a personne pour administrer un serveur. Le catalogage se fait par ISBN, les prêts sont suivis avec une alerte de retard, et la vitrine publique s'intègre à votre site existant plutôt que de vivre à une adresse séparée. Vos données sont hébergées à Toronto par défaut; une autre juridiction est possible sur demande.
C'est 330 $ US par an ou 30 $ US par mois, le premier mois est gratuit, et la reprise de votre collection existante est comprise jusqu'à 3 000 titres : nous reprenons votre export avec vous, ce n'est pas un bouton à cliquer seul·e. Le catalogue, lui, n'a pas de limite. La Bibli est développée au Nouveau-Brunswick par Aynils, et c'est la personne qui a écrit le logiciel qui vous répond.
Si votre organisme a une équipe technique, allez voir PMB ou Koha en premier : ce sera moins cher et très bien. Si vous n'en avez pas, écrivez-nous.
Questions fréquentes
Combien de livres faut-il pour qu'un logiciel devienne nécessaire?
Ce n'est pas le nombre de livres qui décide, c'est le nombre de personnes qui consultent le catalogue. Un tableur tient très bien 3 000 titres tant que vous êtes seul·e à l'ouvrir. Le jour où vos membres veulent savoir depuis chez eux si un titre est disponible, aucun tableur ne suffit, même avec 200 livres.
PMB et Koha sont gratuits : pourquoi payer pour autre chose?
La licence est gratuite, l'exploitation ne l'est pas. Un serveur, les mises à jour, les sauvegardes vérifiées et surtout une personne disponible sur la durée : c'est ce que vous payez d'une façon ou d'une autre. Si vous avez cette personne, PMB et Koha sont d'excellents choix. Si vous ne l'avez pas, le logiciel finira par s'arrêter, et il s'arrêtera un vendredi.
Qu'est-ce qu'un SIGB, et en ai-je besoin?
Un SIGB est un système intégré de gestion de bibliothèque : catalogage normalisé, autorités, circulation, périodiques, statistiques, échange de notices entre établissements. C'est l'outil du métier de bibliothécaire. Un organisme qui prête des livres à ses membres a besoin de trois de ces briques, rarement des douze autres.
Faut-il un catalogue public pour une petite bibliothèque associative?
C'est souvent la fonction qui rapporte le plus, et celle qu'on met en dernier. Un catalogue consultable en ligne évite les déplacements inutiles, fait découvrir des titres que personne ne voyait sur les rayons, et sert d'argument auprès de vos bailleurs. Vérifiez qu'il s'intègre à votre site existant plutôt que de vivre à une adresse séparée que personne ne visite.
Que faut-il vérifier avant de signer, quel que soit l'outil?
Trois choses : que vous pouvez récupérer la totalité de vos données dans un format ouvert, à tout moment et sans demander la permission; que vous savez où sont physiquement les serveurs; et qu'une personne joignible répond dans votre langue quand quelque chose casse. Le reste se rattrape, ces trois-là ne se rattrapent pas.