Relancer un retard

Rien ne part tant que vous ne l'avez pas demandé

🔑 Les deux envois automatiques sont éteints au départ. Votre bibliothèque n'écrira à personne avant que vous l'ayez décidé. C'est délibéré : une relance est un message qui engage votre organisme, pas un réglage technique.

Menu → Mon compte → Notifications.

Rappeler à vos membres

Une fois activé, La Bibli écrit chaque matin aux personnes dont un livre aurait dû être rendu.

• ⚠️ Le message part APRÈS la date de retour, jamais avant. Ce n'est pas un avis de courtoisie, c'est une relance.
• Un seul courriel par personne, même si elle a cinq livres en retard. Cinq messages le même matin se lisent comme un harcèlement, pas comme un rappel.
• Dans la langue de la personne, celle de sa fiche, pas celle de votre organisme.
• Le message dit le titre, la date de retour et à qui s'adresser. Il précise que si le livre a déjà été rendu, il n'appelle aucune réponse : c'est ce qui évite qu'on vous écrive pour rien.

Combien de fois, et quand, se règle (voir Notifications). Par défaut : le jour du retard, sept jours après, trente jours après, puis plus rien. Une même relance ne part jamais deux fois.

Recevoir le récapitulatif

L'autre commutateur vous envoie, à vous seule, un courriel quotidien listant les retards de votre bibliothèque : le titre, la personne, depuis combien de jours.

Trois choses qu'il fait et qui comptent :

• il est trié du plus long retard au plus court, parce que ce n'est pas la même conversation à trois jours et à quarante;
• il inclut les membres sans adresse courriel et les membres archivés, en les signalant. Ce sont exactement ceux qu'aucun envoi automatique n'atteindra, et les cacher vous ferait croire que tout est pris en charge;
• il vous dit si vos membres ont été prévenus. Si vous n'avez activé que le récapitulatif, douze retards ne veulent pas dire que douze personnes vous ignorent : personne ne les a relancées.

Vous ne le recevez que les jours où une relance a lieu. Un courriel qui répète la même liste chaque matin devient un courriel qu'on cesse d'ouvrir, et c'est dedans que le nouveau retard se cacherait. Pour la vue d'ensemble à tout moment, l'écran Prêts reste là, avec ses lignes rouges.

Relancer à la main

Menu → Prêts. Les lignes en retard sont en rouge. Ouvrez le prêt : vous y trouvez la personne, son adresse courriel et son numéro de téléphone, et le titre concerné.

C'est ce qu'il faut faire quand un rappel automatique n'a pas suffi, ou quand la situation demande autre chose qu'un courriel.

Le ton, quand c'est vous qui écrivez

Une bibliothèque d'organisme n'est pas une bibliothèque municipale : la personne en retard est souvent une collègue, une bénévole, une voisine. Trois choses qui aident :

• rappeler le titre, pas seulement la date. Les gens oublient ce qu'ils ont pris, pas quand;
• proposer une issue : rapporter, prolonger, ou dire qu'on ne le retrouve pas;
• relancer tôt et doucement plutôt que tard et fermement. Un rappel à trois jours passe pour un service; le même à trois mois passe pour un reproche.