Reprendre votre collection existante
C'est l'étape où la plupart des bibliothèques s'arrêtent. Pas parce que le logiciel est compliqué, mais parce que personne n'a vingt heures à passer à entrer cinq cents livres à la main.
Alors nous le faisons avec vous. C'est compris dans l'abonnement.
Ce qu'on peut reprendre
Envoyez ce que vous avez, même incomplet, même en désordre :
- un classeur Excel ou un fichier CSV, quelles que soient les colonnes;
- un export d'un autre logiciel : PMB, Koha, Libib;
- une liste tapée dans un document, ou un inventaire scanné.
Ce qui aide, dans l'ordre d'utilité : l'ISBN, puis le titre + l'auteurice, puis l'éditeur et l'année.
Avec l'ISBN, tout se remplit seul
Un ISBN suffit à retrouver le titre, l'auteurice, l'éditeur, l'année, la langue, le résumé et la couverture. Nous interrogeons plusieurs catalogues (la Bibliothèque nationale de France, Google Books, OpenLibrary, Wikipédia) et nous gardons ce que votre fichier dit en priorité : si vous avez catalogué une édition précise, elle n'est pas réécrite par une autre.
Sans ISBN, on cherche par titre et auteurice
Beaucoup d'inventaires n'ont aucun ISBN : c'est le cas d'un tiers des lignes du plus gros fichier que nous ayons repris. Nous cherchons alors l'ouvrage par son titre et son auteurice.
⚠️ Ça marche, mais pas toujours, et le taux dépend de ce que vous avez. Mesuré sur deux collections réelles :
| Collection | ISBN retrouvés |
|---|---|
| Une médiathèque d'Alliance française, catalogue surtout français | 78 % |
| Une collection d'édition québécoise et acadienne | 34 % |
L'écart n'est pas une question de langue mais de géographie éditoriale : les grands catalogues connaissent mal l'édition d'ici. Ce qui n'est pas retrouvé entre quand même dans votre collection, avec ce que votre fichier en dit, simplement sans couverture ni résumé, que vous pouvez compléter ensuite.
Les doublons
Un inventaire tenu à la main en contient toujours. Nous reconnaissons un ouvrage déjà présent par son ISBN, et à défaut par la combinaison titre + auteurice + éditeur.
L'éditeur en fait partie à dessein : sans lui, deux éditions distinctes d'un même titre (chez Gallimard et au Livre de Poche) seraient fondues en une seule et la seconde disparaîtrait.
Et si vous renvoyez votre fichier plus tard
C'est prévu, et c'est même le geste normal : vous ajoutez vingt titres, vous renvoyez le fichier entier. Ce qui est déjà là est reconnu comme doublon et ignoré. Seuls les nouveaux entrent.
Combien de temps
Comptez quelques secondes par ouvrage, le temps d'interroger les catalogues. Une collection de cinq cents titres se reprend donc en une petite heure, sans que vous ayez à rester devant.
La reprise est comprise dans l'abonnement jusqu'à 3 000 titres. Au-delà, on en parle.