Quand un organisme choisit un logiciel de bibliothèque, la question de l'hébergement arrive en dernier, juste avant la signature, et sous une forme trop vague pour être utile : « est-ce sécuritaire? ». Il y a deux questions distinctes derrière celle-là, et la seconde est presque toujours oubliée alors qu'elle est la plus importante pour vos membres.

Votre collection est cataloguée. Vos membres, eux, appellent encore pour demander si vous avez tel titre. La page qui répond à cette question tient en une ligne de code à coller dans votre site, sans agence, sans développeur et sans compétence technique. Voici la ligne, et l'endroit exact où elle va selon la plateforme que vous utilisez.

Quand un organisme cherche un logiciel de bibliothèque, deux noms reviennent toujours : PMB et Koha. Ce sont de vrais systèmes de gestion de bibliothèque, libres, matures, utilisés par des établissements sérieux, et leur licence ne coûte rien. La question n'est donc pas de savoir s'ils sont bons : ils le sont. La question est de savoir ce que leur exploitation demande à une structure de trois personnes, sur cinq ans, et cette facture-là n'est écrite nulle part.

Quand un organisme francophone cherche un logiciel pour gérer sa bibliothèque, il tombe sur Libib. C'est normal : c'est un des produits les plus connus de sa catégorie, il est simple, et il est peu cher. La question qui suit est toujours la même : existe-t-il en français? Voici la réponse, et la comparaison honnête avec ce que nous faisons. Elle commence par le point où nous perdons.

Dans un organisme communautaire, la personne qui garde un livre depuis deux mois n'est pas une cliente : c'est une membre que vous reverrez jeudi à l'atelier. C'est ce qui rend la relance inconfortable, et c'est pourquoi elle est si souvent remise à plus tard, jusqu'au jour où plus personne ne sait qui a quoi. Voici trois modèles de courriel à réutiliser tels quels, et les quelques règles qui font qu'on a rarement à les envoyer.

Vous avez quelques centaines ou quelques milliers de livres, des membres qui les empruntent, et un tableur qui commence à vous coûter des soirées. Vous cherchez un logiciel, vous tombez sur des noms (PMB, Koha, Libib, Decalog) et sur des comparatifs qui classent les outils par nombre de fonctionnalités. C'est le mauvais critère. Le bon tient en une question, et presque personne ne l'écrit.

Cataloguer une collection à la main, c'est retaper le titre, l'auteurice, l'éditeur et l'année pour chaque livre. Sur trois cents ouvrages, c'est deux fins de semaine. La recherche par ISBN fait la même chose en quelques secondes par livre, sauf pour une partie de vos rayons, qu'il vaut mieux connaître avant de commencer plutôt que de le découvrir au dixième livre introuvable.

Il y a déjà des livres chez vous : deux tablettes dans le corridor, une caisse dans le bureau de la coordination, les dons qu'on n'ose pas jeter. Passer de ça à une vraie bibliothèque de partage ne demande presque pas d'argent. Ça demande six décisions, prises avant d'acheter quoi que ce soit, parce que les changer plus tard coûte beaucoup plus cher qu'une étagère.

C'est la question qui bloque le projet, et rarement celle qu'on pose à voix haute. Un organisme sait qu'il devrait inventorier sa collection. Il repousse, parce que personne ne sait si c'est l'affaire d'une fin de semaine ou de six mois de bénévolat, et qu'on ne lance pas un chantier dont on ignore la taille. Voici les trois façons de le faire, chiffrées. Quand un chiffre vient d'un chantier réel, nous le disons. Quand c'est une estimation, nous le disons aussi.

Presque tous les organismes qui prêtent des livres à leurs membres ont commencé dans un tableur, et beaucoup y sont encore. C'est un choix raisonnable. Le logiciel est déjà installé, personne n'a besoin d'être formé, et un tableau bien construit suit sans broncher plusieurs centaines de titres. Cet article donne le modèle au complet (les colonnes exactes, les formules, la couleur qui signale les retards) pour que vous puissiez le refaire ce matin. Il nomme ensuite, sans détour, les trois endroits où il casse.